MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN / RAPAT

MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN / RAPAT

Dalam dunia perkantoran, salah satu tugas sekretaris adalah mempersiapkan dan melayani pertemuan-pertemuan atau rapat-rapat yang akan diselenggarakan oleh pimpinannya, baik dalam hal keperluan dalam jamuan kepada para tamunya (peserta rapat). Pimpinan mengharapkan sekretarisnya dapat mengurus mulai dari persiapan, termasuk juga mengawasi perlengkapan-perlengkapan hingga menetukan macam jamuan makan atau menu makanan.

Rapat adalah sejenis maksud tertentu dari orang-orang yang datang bersama-sama untuk melaksanakan bisnis perusahaan. Menurut Bob Trent, Rapat merupakan sumber berbagai gagasan dan keputusan yang bermanfaat bagi semua pihak (perseorangan maupun perusahaan).

Rapat diadakan apabila pimpinan memerlukan sumbangan pendapat atau sumbangan pikiran dari para staf atau pegawainya dalam mengambil sebuah keputusan yang berkaitan dengan hajat hidup perusahaan.

Pada umumnya rapat dilaksanakan untuk membicarakan suatu hal yang memerlukan pemecahan. 

Di bawah ini beberapa pengertian rapat, yaitu sebgai berikut :

1.Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis.

2.Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi.

3.Rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat.

4.Rapat merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka.

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa rapat adalah suatu pertemuan antara anggota organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan/memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan organisasi/perusahaan.

I. FUNGSI RAPAT

Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut :

· Untuk memecahkan masalah.

· Untuk menyampaikan informasi.

· Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan.

· Sebagai alat koordinasi yang baik anatara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.

· Sebagai sarana bernegosiasi.

· Ketentuan hukum.

I.MACAM-MACAM RAPAT

Rapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya. Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu:

a.Rapat Penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta. Dalam rapat penjelasan, seorang pemimpin rapat memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.      

b. Rapat Pemecahan merupakan rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu masalah. Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama yang merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

c. Rapat Perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.

Rapat menurut sifatnya dibedakan menjadi 4, antara lain:

(a) Rapat resmi (formal meeting)

Rapat resmi adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat akan mendapatkan pemberitahuan terlebih dahulu yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.

(b) Rapat tidak resmi (informal meeting)

Rapat tidak resmi adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat tidak memerlukan persiapan istimewa dan rapat ini mendiskusikan suatu hal yang terjadi tiba-tiba.

(c) Rapat terbuka

Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat tidak rahasia.

(d) Rapat tertutup

Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

Menurut jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi sebagi berikut :

1. Rapat mingguan

Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

2. Rapat bulanan

Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

3. Rapat semesteran

Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.

4. Rapat tahunan

Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali.

Menurut frekuensinya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut :

1. Rapat rutin

Rapat rutin adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya.

2. Rapat insidentil

Rapat insidentil adalah rapat tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diseleseikan bersama.

Menurut saluran hubungan dalam organisasi, rapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:

A. Rapat Vertikal, yaitu rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau dalam rangka pengambilan keputusan. Dalam rapat ini para bawahan diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran sehingga dengan demikian pimpinan dapat memberikan motivasi kepada para bawahan untuk berpikir secara kreatif.

B. Rapat Horizontal, yaitu rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai yang setingkat. Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi untuk menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.

Berdasarkan pelaksanaannya, rapat kerja dibedakan menjadi dua macam antara lain:

A. Rapat kerja Terpimpin, yaitu rapat dimana pimpinan rapat memegang peran utama dalam pengambilan keputusan. Rapat kerja pimpinan juga dapat berlangsung dalam rangka pemberian penjelasan tentang peraturan atau petunjuk agar dalam pelaksanaannya dapat berlangsung secara serentak dan seragam.

B. Rapat kerja terbuka, yaitu lawan dari rapat kerja terpimpin, dimana pimpinan tidak memegang peranan utama dan para peserta diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran positif yang dimilikinya. Rapat semacam ini diselenggarakan untuk mendapatkan sumbangan pikiran.

II.       SYARAT-SYARAT RAPAT

Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

(1) Suasana terbuka

Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapa pun. Hindari sikap saling mencurigai atau berprasangka negatif diantara sesama peserta rapat. Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi diantara para peserta rapat.

(2) Tidak ada monopoli

Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat atau oleh pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Dalam rapat semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat.

(3) Partisipasi aktif dari peserta rapat

Rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan permasalahan yang dibahas dalam rapat. Peserta rapat hendaknya menjadi pendengar yang baik saat diberikan penjelasan-penjelasan dan harus dapat memberikan sumbangan saran atau pendapat yang positif saat kegiatan tanya jawab atau diskusi.

(4) Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan.

Pimpinan rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau berperan aktif dalam pelaksanaan rapat. Seorang pemimpin rapat juga harus dapat memonitori jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.

(5) Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi

Dalam sebuah rapat terjadi perdebatan adalah hal yag biasa, namun jika perdebatan menjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta yang saling berdebat. Oleh karena itu hindari perdebatan yang berkepanjangan. Perdebatan hendaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuat atas dasar fakta bukan emosi.

(6) Pertanyaan singkat dan jelas

Pertanyaan–pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat. Pertanyaan yang berliku-liku atau bertele-tele akan membuat pertanyaan menjadi tidak jelas dan cukup menyita waktu. Padahal dalam  rapat, waktu sangat berharga sekali.

(7) Disiplin waktu

Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai waktu yang telah ditentukan akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.

III. PERENCANAAN DAN PERSIAPAN RAPAT

Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :

v Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.

- What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.

- Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.

- Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.

- When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.

- How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.

Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. 

Mengenal Microsoft Word

Mengenal Microsoft Word

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. Selain menulis dokumen, MS Word juga dapat digunakan untuk bekerja dengan tabel, menulis teks dengan kreasi, menyisipkan gambar, maupun yang lainnya.
Secara default tampilan area kerja program MS Word 2010 terdiri atas Title Bar, Office Button, Quick Access Toolbar, Menu Bar, Ribbon, Ruler, Status Bar, dan View Toolbar. Tampilan area kerja dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Title Bar berisi nama file yang sedang dikerjakan, serta tombol menampilkan, atau menyembunyikan jendela program, dan menutup program, yaitu tombol Minimize, Maximize/Restore, dan Close.

Office Button berisi perintah-perintah yang berkaitan dengan dokumen seperti membuat dokumen baru (New), membuka dokumen (Open), menyimpan dokumen (Save), mencetak dokumen (Print), dan sebagainya (Gambar 2.2).

Gambar 2.2. Menu-menu dalam Office Button

Quick Access Toolbar berisi tombol-tombol yang berfungsi sebagai alternatif penggunaan perintah yang sering digunakan. Sebagai contoh, tool Open merupakan shortcut dari Office Button > Open, atau tool Save merupakan shortcut dari Office Button > Save.

Menu Bar berisi serangkaian perintah yang didalamnya terdapat sub-sub perintah sesuai kategorinya. Sebagai contoh, pada menu Home terdapat submenu Clipboard, Font, Paragraph, Styles, dan Editing yang didalamnya berisi perintah-perintah sesuai kategorinya.

Ribbon berisi perintah-perintah khusus merupakan submenu Menu Bar.

Ruler merupakan kotak pengukuran yang diletakkan secara horizontal, yaitu di atas dokumen, dan secara vertikal, yaitu di sebelah kiri dokumen. Ruler berfungsi untuk mempermudah melakukan pengaturan letak halaman.

Status Bar adalah baris horizontal yang menampilkan informasi jendela dokumen yang sedang ditampilkan, antara lain (Gambar 2.3):

Gambar 2.3. Status Bar

2.2. Membuat Dokumen Baru

Untuk membuat dokumen baru, dapat dilakukan dengan cara berikut:

2.2.1. Klik Office Button>New sehingga muncul jendela baru yang menampilkan bagian New Document.

2.2.2. Setelah itu pilihlah Blank Document untuk membuat dokumen. (Dapat juga memilih salah satu dokumen template untuk membuat dokumen baru berdasarkan template yang telah disediakan.)

2.2.3. Di dalam Quick Access Toolbar juga terdapat tombol New (Gambar 2.4) yang berfungsi untuk membuat dokumen baru tanpa melalui jendela baru.

Gambar 2.4. Tombol New di Quick Access Toolbar

Sebelum memulai dokumen, sebaiknya atur properti terlebih dahulu. Pengaturan properti mempengaruhi hasil cetakan. Pengaturan properti dapat dilakukan dengan mengklik menu Page Layout. Kemudian pada ribbon Page Setup, klik ikon kecil pada pojok kanan bawah (Gambar 2.5.1.) sehingga muncul kotak dialog Page Setup (Gambar 2.5.2). Kotak dialog ini terdiri dari tiga bagian, yaitu Margins, Paper, dan Layout.

Gambar 2.5. Ribbon Page Setup

Margins: untuk menentukan batas atas (Top), kiri (Left), kanan (Right), dan bawah (Bottom) dokumen, dan ada juga orientasi.

Paper Size: untuk menentukan ukuran kertas yang akan digunakan dengan memilih opsinya pada menu drop-down. Jika menginginkan ukuran kertas sendiri, dapat diisi nilainya secara langsung pada kotak Width dan Height.

2.3. Menyimpan Dokumen

Untuk menyimpan dokumen baru, secara default nama dokumen yang dibuat akan berurutan, yaitu Document 1, Document 2, Document 3, dan seterusnya. Cara untuk menyimpan dokumen adalah sebagai berikut:

2.3.1. Klik Office Button>Save atau Office Button>Save As sehingga muncul kotak dialog Save As (Gambar 2.6).

Gambar 2.6. Kotak dialog Save As

2.3.2. Di dalam kotak dialog tersebut, lakukan pengaturan sebagai berikut:

Save in: tentukan lokasi folder tempat dokumen akan disimpan.

File name: ketikkan nama untuk identifikasi dokumen.

Save as type: type dokumen, gunakan default yang diberikan, yaitu Word Document.

Klik tab Save untuk menyimpan dokumen tersebut.

2.3.3. Untuk menyimpan dokumen lama yang telah diedit, klik Office Button>Save. 

Apabila dokumen tersebut hendak disimpan dengan nama yang berbeda, klik Office Button>Save As sehingga caranya sama seperti menyimpan dokumen baru. Apabila dalam menyimpan dokumen, nama yang digunakan sama dengan nama yang sudah ada di dalam folder, maka kotak konfirmasi seperti pada Gambar 2.7. akan muncul.

Gambar 2.7. Kotak konfirmasi penyimpanan.

• Replace exiting file: menimpa file yang sudah ada dengan dokuman baru.

• Save changes with a different name: menyimpan dokumen baru dengan nama lain.

• Merge changes into exiting file: menggabungkan perubahan yang dilakukan kedalam file yang sudah ada.

2.4. Menutup Dokumen

Setelah selesai mengedit dokumen dan memastikan sudah menyimpannya, ada beberapa cara untuk menutup dokumen, yaitu:

2.4.1. Klik Office Button>Close.

2.4.2. Klik tombol Close Window yang terdapat dalam Title Bar.

2.5. Membuka Dokumen

Dokumen yang telah disimpan dapat dibuka dengan salah satu cara berikut:

2.5.1. Klik Office Button>Open.

2.5.2. Klik tombol Open yang terdapat di dalam Quick Access Toolbar. Sehingga muncul kotak dialog Open (Gambar 2.8.), kemudian pilih file dokumen yang hendak dibuka.

2.6. Menuliskan dan memformat teks dan paragraf

Pengetikan teks dimulai dari titik sisip (titik iterasi). Titik sisip dapat dilihat dari garis hitam yang berkedip di dalam halaman dokumen. Dalam mengetikkan teks, penekanan tombol Enter pada keyboard akan membuat paragraf baru. Untuk membuat hasil yang maksimal, maka diperlukan pemformatan karakter, seperti menentukan jenis huruf, tipe huruf, ukuran huruf, dan lainnya. Pemformatan karakter dapat diterapkan sebelum ataupun sesudah pengetikan. Klik menu Home, kemudian pada ribbon Font klik ikon di pojok kanan bawah (Gambar 2.9.1) untuk melakukan pemformatan sehingga muncul kotak dialog Font seperti pada Gambar 2.9.2.

• Font: untuk menentukan jenis huruf yang digunakan.

• Font Style: menentukan tipe huruf, yaitu Regular (biasa), Italic (miring),

• Bold (tebal), dan Bold Italic (tebal dan miring).

• Size: menentukan ukuran huruf.

• Font Color: menentukan warna huruf.

• Effects: untuk membuat efek-efek yang akan diterapkan pada teks.

• Preview: menampilkan contoh hasil pengaturan format teks.

Tabel di bawah ini memperlihatkan contoh-contoh hasil pemformatan teks dan penggunaan efek di dalam teks.

Tabel 2.1. Format karakter dan hasilnya

Selain pemformatan huruf, juga ada pengaturan paragraf. Perataan paragraf ada empat macam, yaitu rata kiri (Align Left) , rata tengah (Center) , rata kanan (Align Right) , dan rata kiri kanan (Justified) .

Contoh penggunaan perataan paragraf:

• Rata kiri:

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya.

• Rata tengah:

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya.

• Rata kanan:

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya.

• Rata kiri kanan (justified):

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya.

Pengaturan spasi baris adalah pengaturan jarak antarbaris di dalam paragraf.

Pengaturan ini dapat dilakukan dengan tombol Line Spacing . Contoh penggunaan Line Spacing.

• Pengaturan spasi baris dengan nilai Single

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya.

• Pengaturan spasi baris dengan nilai Double

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya.

Menyisipkan tabulasi juga sering digunakan dalam membuat dokumen. Contoh penggunaannya dapat dilihat pada Gambar 2.10.

Gambar 2.10. Penggunaan tabulasi di dalam dokumen

Cara paling mudah dalam menggunakan tabulasi adalah dengan memposisikan pointer pada Ruler kemudian klik pointer sehingga muncul simbol tabulasi. Untuk menghapus tabulasi, seret simbol tabulasi keluar Ruler. Ada lima alignment yang dapat dipilih, yaitu Left , Center , Right , Decimal dan Bar .

2.7. Mengedit Text

Mengedit text meliputi menghapus, memilih, menggandakan, dan lain sebagainya.

• Memilih karakter, kata, baris, dan paragraf

Karakter yang terpilih akan ditandai dengan kotak hitam yang menutupinya dan warna karakter akan berubah terang. Untuk memilih karakter yang berurutan, posisikan pointer di belakang karakter pertama, tekan mouse, kemudian seret ke arah karakter-karakter yang dipilih. Untuk kata-kata yang tidak berurutan, tekan tombol Control pada keyboard sebelum berpindah ke kata yang berikutnya. Untuk memilih satu baris, posisikan pointer di sebelah kiri baris sehingga pointer berubah menjadi tanda anak panah, kemudian klik hingga baris tersebut terplih. Untuk memilih satu paragraf, posisikan pointer di atas sembarang teks di dalam paragraf, kemudian klik tiga kali maka seluruh paragraf akan terpilih. Dan untuk memilih seluruh karakter, pilih tab home kemudian pada ribbon pilih select > select all.

• Menghapus karakter

Penghapusan karakter dapat menggunakan tombol Del dan Backspace pada keyboard. Perbedaan diantara keduanya adalah:

o Apabila titik sisip berada di belakang karakter yang akan dihapus, gunakan tombol Del pada keyboard.

o Apabila titik sisip berada di depan karakter yang dihapus, tekan tombol Backspace pada keyboard.

• Menggunakan perintah Copy, Cut, dan Paste

Perintah Copy dan paste mempunyai kaitan. Perintah Copy digunakan untuk menggandakan karakter yang terpilih untuk kemudian menempatkannya pada posisi lain, perintah Paste adalah untuk menempatkan hasil pengoperasian perintah tersebut ke tempat yang baru. Perintah Cut digunakan untuk memotong karakter yang terpilih untuk kemudian dipindahkan. Perintah Cut juga memerlukan perintah Paste untuk menempatkan hasil ke tempat yang baru. Bedanya dengan perintah Copy adalah perintah Cut akan menghapus karakter yang berada pada posisi aslinya, sedangkan perintah Copy tidak menghapus karakter pada posisi asli. Perintah Copy, Cut, dan Paste juga berlaku antar dokumen.

• Menggunakan perintah Undo dan Redo

Perintah Undo digunakan untuk mengembalikan aksi yang telah dilakukan ke aksi sebelumnya. Sedangkan Redo adalah sebaliknya.

2.8. Menggunakan penomoran dan penandaan

Seringkali di dalam dokumen dijumpai penulisan teks dengan penomoran (numbering) dan penandaan (bullet). Program MS Word menyediakan fasilitas Bullet and Numbering untuk membuat variasi teks. Dalam program word 2010 ini Bullet and Numbering dapat dipilih pada Ribbon Home > fasilitas Paragraph Perhatikan contoh penggunakan penomoran dan penandaan berikut ini :

Contoh penandaan :

Produk dari MS office antara lain :

• MS Word

• MS Excel

• MS Powerpoint

Contoh penomoran :

Produk dari MS office antara lain :

1. MS Word

2. MS Excel

3. MS Powerpoint

Contoh penggunaan :

Produk dari MS office antara lain :

1) MS Word

a) MS Excel

i) MS Powerpoint

2.9. Menggunakan tabel

Pada umumnya, penyisipan tabel ke dalam dokumen berfungsi untuk mendukung penjelasan/uraian dokumen. Untuk membuat tabel, pilih Insert, pada ribbon pilih Table, kemudian pilih ukurannya. Dapat juga dengan cara, pilih Insert > Table > Insert Table, kemudian akan muncul dialog box seperti berikut :

Jika ingin menggunakan background gambar pilih picture watermarks kemudian pilih gambar mana yang akan digunakan sebagai background. Cek juga pada checkbox washout untuk mendapatkan gambar background yang redup sehingga text pada dokumen mudah dibaca.

• Borders, Shading, dan Drop Cap

Beberapa tambahan dalam membuat dokumen tampak lebih menarik seperti contoh

dibawah ini:

MICROSOFT OFFICE 2010

microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. Selain menulis dokumen, MS Word juga dapat digunakan untuk bekerja dengan table, menulis teks dengan kreasi, menyisipkan gambar, dll

untuk bagian MICROSOFT OFFICE 2010 yang berwarna orange serta memiliki garis bawah, dapat dilakukan dengan memblok text tersebut, pilih page layout > page borders, kemudian pilih tab Border, pilih box namun hanya pada bagian bawah text saja, kemudian pilih warnanya. 

Selanjutnya pilih tab shading kemudian pilih warnanya.

Untuk huruf pertama (M) yang berukuran besar dibuat dengan cara , pilih Insert > Drop Cap kemudian pilih jenis yang dikehendaki.

• Membuat Kolom

Untuk membuat kolom seperti contoh di bwah ini,pilih page layouts > columns kemudian tentukan banyaknya kolom yang ingin dibuat.

2.11. Membuat daftar isi

MS Word 2010 menyediakan fasilitas yang praktis untuk membuat suatu daftar isi, seperti contoh dibawah ini. Caranya, pilih References > table of content kemudian pilih tipe sesuai dengan yang diinginkan. Jika setelah daftar isi dibuat kemudian terjadi update data, dimana judul dan lokasi halaman tidak sesuai, dapat diatasi dengan klik References > Update table > Update page number only.

Vi. Mengedit Text ……………………………………………………………………………………….. 10

• Memilih karakter, kata, baris, dan paragraf ……………………………………………….. 10

• Menghapus karakter ……………………………………………………………………………… 10

• Menggunakan perintah Copy, Cut, dan Paste …………………………………………….. 10

• Menggunakan perintah Undo dan Redo ……………………………………………………. 10

2.12. Mail Merge

Fasilitas Mail Merge tentu sudah dikenal. Namun dengan berkembangnya Microsoft Word 2003 ke Microsoft Word 2010, pengguna akan sedikit mengalami kesulitan. Pada Tutorial kali ini, kita akan membahas langkah-langkah sederhana menggunakan mail merge pada Microsoft Word 2010:

1. Tuliskan kata Kepada dan di pada lembar kerja Ms Word 2010 seperti di gambar:

2. Pilih menu Mailings

3. Pilih menut start Mail Merge

4. Pilih menu Step by step Mail Merge Wizard

5. Selanjutnya ada 6 (enam langkah) lagi yang akan dipandu oleh Wizard, yaitu (1) select document type (2) Select starting document (3) select recipients (4) Write your letter (5) Preview your letters (6) complete the merge.

2.13. Mencetak

Sebelum mencetak dokumen, ada baiknya jika tampilan cetak dilihat terlebih dahulu. Hal ini dapat dilakukan dengan cara klik office button > Print > print Preview. Jika sudah sesuai, cara untuk mencetak adalah dengan klik menu File > Print sehingga muncul kotak dialog Print.. Atur properti atau lakukan pengaturan hasil cetakan yang dihendaki jika diperlukan. Klik OK.

Doa Mohon ditutup Aib dan Dimudahkan Segala Urusan

Doa : ditutup Aib & Dimudahkan Segala Urusan

Bismillaah. Alhamdulillah. Allahumma sholli Ala Muhammad SAW. 

اَللُّهُمَّ لاَ تَدَعْ لَنَا ذَنْبًا اِلاَّ غَفَرْتَهُ، وَلاَ هَمًّا اِلاَّ فَرَّجْتَهُ، وَلاَ عَيْبًا اِلاَّ سَتَرْتَهُ، وَلاَ دَيْنًا اِلاَّ قَضَيْتَهُ، وَلاَ سَقَمًا اِلاَّ شَفَيْتَهُ، وَلاَ حَاجَةً اِلاَّ قَضَيْتَهَا وَيَسَّرْتَهَا، فَيَسِّرْ لَنَا اُمُوْرَنَا، وَاشْرَحْ صُدُوْرَنَا، وَنَوِّرْ قُلُوْبَنَا، وَاخْتِمْ بِالصَّالِحَاتِ اَعْمَالَنَا

ALLAHUMMA LA TADA’ LANA DZAMBAN ILLA GHOFARTAH, Wahai Allah tiada dosa kami melainkan Engkaulah yang mengampuninya. 

WALA HAMMAN ILLA FARROJTAH, Tiada kesedihan melainkan Engkaulah yang menghilangkannya. 

WALA AIBAN ILLA SATARTAH, Tiada ‘aib bagi kami melainkan Engkaulah yang menutupinya

WALA DAINAN ILLA QODLOITAHA, Tiada hutang kami melainkan Engkaulah yang (memudahkan) pembayarannya. 

WALA SAQOMAN ILLA SYAFAITAH, Tiada penyakit pada kami melainkan Engkaulah yang menyembuhkannya. 

WALA HAJATAN ILLA QODLOITAHA, WAYASSARTAHA, 

Tiada keinginan kami melainkan Engkaulah yang memenuhi dan yang mudahkanya, 

FAYASSIR LANA UMURONA, maka berilah kemudahan dalam semua urusan kami, 

WASYROH SHUDURONA, WANAWWIR QULUBANA,  bukalah hati kami, terangilah kalbu kami. 

WAKHTIM BIS-SHOLIHATI A’MALANA, dan akhirilah dengan kebaikan semua amal ibadah kami.

Amiin ya robbal alamiin. (/oh) 

PAHALA :: Dunia dan Akhirat (Tadabbur Q.S 4.An-Nisa :134)

Bissmillaah Alhamdulillaah allahummma sholli ala rasulillah. Amma badu. 

Allah swt berfirman : 

مَنْ كَانَ يُرِيدُ ثَوَابَ الدُّنْيَا فَعِنْدَ اللَّهِ ثَوَابُ الدُّنْيَا وَالْآخِرَةِ ۚ وَكَانَ اللَّهُ سَمِيعًا بَصِيرًا

"Barang siapa menghendaki pahala di dunia, maka ketahuilah bahwa di sisi Allah ada pahala dunia dan akhirat. Dan Allah Maha Mendengar, Maha Melihat".

Ayat ke-134 Q.S An Nisa ini memberi peringatan kepada orang yang melupakan tujuan hidup yang sebenarnya, agar menyadari bahwa tujuan hidup mencari kebahagian dunia saja adalah tujuan yang tidak benar dan hasil yang akan diperolehnya adalah rendah sekali, karena hidup di dunia tidak akan kekal. 

Orang serupa ini adalah orang munafik yang apabila berjumpa dengan orang yang beriman, iaberpura-pura mengaku beriman, dengan maksud untuk memperoleh keuntungan pribadi. 

Sebagaimana diabadikan dalam Q. S. Al-Baqarah : 13

وَإِذَا قِيلَ لَهُمْ آمِنُوا كَمَا آمَنَ النَّاسُ قَالُوا أَنُؤْمِنُ كَمَا آمَنَ السُّفَهَاءُ ۗ أَلَا إِنَّهُمْ هُمُ السُّفَهَاءُ وَلَٰكِنْ لَا يَعْلَمُونَ

Dan apabila dikatakan kepada mereka, "Berimanlah kamu sebagaimana orang lain telah beriman!" Mereka menjawab, "Apakah kami akan beriman seperti orang-orang yang kurang akal itu beriman?" Ingatlah, sesungguhnya mereka itulah orang-orang yang kurang akal, tetapi mereka tidak tahu.

Pahala yang diterima dari Allah adalah lebih tinggi, karena meliputi pahala dunia dan pahala akhirat. 

Karena itu seharusnyalah Muslimin berjuang untuk mencapai kedua pahala itu secara seimbang, tidak hanya tertarik pada kepentingan dunia saja, yang sifatnya sementara. 

Berusaha untuk memperoleh pahala dunia dan pahala akhirat, sebenarnya adalah tujuan yang mudah dilakukan, bukan tujuan yang berada diluar kesanggupan manusia, dan tujuan ini tergambar dalam firman Allah yang menjadi doa orang yang beriman, senagimana di dalam Q.S. Al-Baqarah ayat 201

وَمِنْهُمْ مَنْ يَقُولُ رَبَّنَا آتِنَا فِي الدُّنْيَا حَسَنَةً وَفِي الْآخِرَةِ حَسَنَةً وَقِنَا عَذَابَ النَّارِ

Dan di antara mereka ada yang berdoa,"Ya Tuhan kami, berilah kami kebaikan di dunia dan kebaikan di akhirat, dan lindungilah kami dari azab neraka.

Agama Islam menuntun pemeluk-pemeluknya untuk mencapai kebahagiaan dunia dan akhirat, kedua-duanya merupakan limpahan rahmat dan karunia Allah yang harus dicapai. 

Allah Maha Mendengar akan bisikan hati hamba-hamba-Nya dan Maha Mengetahui segala urusan mereka.

Oleh sebab itu seharusnyalah kaum Muslimin berusaha mendekatkan diri kepada Allah, baik dengan lisan atau dengan perbuatan.

Dengan demikian mereka akan mempunyai jiwa yang bersih dan dapat membatasi diri dalam setiap usahanya dan perjuangannya agar mencapai keridaan Allah dan hidup berbahagia dunia dan akhirat.

Wallahu'alam (/oh) 

Mengelola Pertemuan/Rapat (2)

Mengelola Pertemuan/Rapat
MENYELENGGARAKANPERTEMUAN/RAPATKD.2Mengelola Pertemuan/Rapat

TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT

1. Persiapan Rapat

Hal pokok yang harus diketahui panitia penyelenggara rapat sebaiknya mempunyai jawaban atas 5W+1H (why, what, who, where, when, dan how.Selain menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat adalah:Persiapan administrasiPersiapan ruanganPersiapan akomodasi dan konsumsiPersiapan kesehatan dan keamananPenyusunan laporan

2. Penyelenggaraan Rapat
Terdiri dari:

Pembukaan rapat

Pembagian tugas

Rapat kelompok

Rapat pleno

Perumusan

Reproduksi

Selingan atau istirahat

3. Pelaporan

Laporan hasil rapat merupakan suatu sarana dalam proses komunikasi. Pada waktu menyusun laporan hasil rapat, terdapat beberapa unsur yang saling berhubungan, yaitu:PelaporPenerima laporanBahan yang dilaporkanSarana komunikasi (bahasa)Alat penggandaCara pendistribusian

6 Persiapan rapat

7 Identifikasi keperluan rapat ialah menentukan atau menetapkan barang keperluan rapat. Secara garis besar, keperluan rapat yang harus dipersiapkan oleh panitia penyelenggara rapat mencakup tiga hal, yaitu bahan, alat, dan akomodasi.

8 Bahan

Bahan ialah materi atau pokok masalah yang akan dibahas dalam rapat. Beberapa bahan yang harus dipersiapkan yaitu:Notula, yang merupakan hasil rapat sebelumnyaMakalah atau kertas kerja yang akan dibahas dalam rapatBeberapa peraturan yang dibutuhkanBahan-bahan acuan berupa buku, majalah/media cetak atau elektronik yang sesuai dengan materi rapat

9 Alat & AkomodasiKita sudah pernah membahas mengenai alat dan akomodasi. Adakah yang masih ingat?

10 PROSEDUR PERTEMUAN

1. Pra persiapan

Panitia penyelenggara mela-kukan prapersiapan, seperti menentukan masalah, tujuan, dan maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirim notula rapat sebelumnya.

2. Persiapan

Panitia penyelenggara melakukan persiapan, seperti menentukan acara rapat dan menyusunnya, menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat keras dan lunak, peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim, menyusun konvakasi atau undangan rapat, menempatakan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya.

3. Pelaksanaan

Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat. Seluruh peserta rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama. Maksudnya, seluruh peserta rapat mempunyai hak untuk berbicara dan mempunyai kewajiban untuk menyumbangkan hasil pemikiran.

4. Penggandaan dan Pendistribusian
Seorang notulis, bila rapat telah selesai, harus mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal yang dicatat ialah inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya rapat.Bila rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat yang ditulis oleh notulis atau sekretris.

Etika Pertemuan dan Gaya Komunikasi

Etika pertemuan adalah norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik ketika melakukan pertemuan seperti rapat. Etika menjadi dasar atau pedoman ketika melakukan pertemuan/rapat.Beberapa etika pertemuan atau rapat yang harus diperhatikan dan diterapkan sebagai berikut:

Pihak panitia penyelenggara rapat:

Menata ruangan dengan baik.

Menyelenggarakan pertemuan sesuai prosedur yang berlaku, setiap acara tepat waktu.

Menempatkan tempat duduk untuk orang sesuai dengan kedudukan atau jabatan yang bersangkutan.

Mengundang peserta rapat beberapa hari sebelum pelaksanaan rapat (3 – 7 hari sebelumnya).

Menghargai seluruh peserta rapat.

Membagikan makalah dengan sopan dan tertib.

Menggunakan bahasa yang baik, santun, dan dapat dipahami.

Pihak peserta rapat: Hadir tepat waktu.
Mengikuti aturan dan tata tertib rapat.

Mematikan ponsel.

Tidak merokok ketika rapat berlangsung apalagi ruangan rapat ber-AC.

Bersikap menghargai orang yang sedang berbicara.

Tidak bersikap emosional/marah.Tidak bersikap egois (mementingkan diri sendiri).

Bersikap sopan, santun, dan bijaksana.

Menggunakan bahasa yang santun.

19 Gaya KomunikasiGaya komunikasi seseorang sangat menentukan keberhasilan suatu komunikasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya komunikasi antara lain:

Persyaratan komunikasi yang efektif; persepsi, ketepatan, kredibilitas, pengendalian, kecocokan/keserasian.Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat, dan santun, serta dapat dipahami dengan mudah oleh orang lain.Bahasa isyarat, ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah.Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi

20 Gaya Bahasa:Gaya bahasa hiperbola; menyatakan sesuatu secara berlebihan.Gaya bahasa klimaks; penegasan mulai dari rendah lalu meninggi.Gaya bahasa antiklimaks; penegasan mulai dari yang tinggi menuju ke yang rendah.Gaya bahasa simbolik; menggunakan nama dan sifat binatang sebagai perlambang.

21 Teknik membuka dan menutup rapat

22 Teknik Membuka Rapat Kalimat pembuka harus menarik/memikat.
Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi.Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas.Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan dan hal-hal yang dianggap penting perlu diulang- ulang.Gunakan kalimat yang singkat, jelas.Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik, seperti penggunaan data, anekdot, membuat pertanyaan, mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa, serta menggunakan peribahasa, kata bijak, atau kutipan dari kitab suci.

23 Teknik Menutup Rapat Menyusun ringkasan atau kesimpulan
Kalimat penutupBerguna untuk menggugah kembali minat dan perhatian para pendengar terhadap isi pembicaraan yang telah dibahas.

24 Beberapa cara membuat kalimat penutup pembicaraan, yaitu:
Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang singkat.Berisi anjuran agar pendengar melakukan suatu tindakan.Berisi pujian/sanjungan kepada pendengar.Usahakan agar pendengar merasa senang, tersenyum, bahkan tertawa.Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair, kutipan dari kitab suci yang sesuai, kata bijak dari orang terkenal, atau sesuatu yang dapat membangkitkan semangat serta harapan para pendengar.

25 Agar terampil berbicara, perlu mem-perhatikan hal-hal berikut ini:
Memilih pokok persoalan yang sesuai dengan kebutuhan.Menguasai materi/pokok permasalahan.Berbicara dengan jelas, singkat, tepat, dan santun.Berbicara diiringi dengan intonasi dan volume suara yang tepat.Berbicara diiringi dengan bantuan bahasa isyarat.Menyesuaikan dengan situasi lawan bicara.Menghargai dan menghormati lawan bicara.Menanggapi dengan baik perkataan lawan bicara, dll.

26 Teknik memimpin rapat

27 Sikap dan Sifat Pemimpin Rapat
Memiliki pengetahuan yang luas.Dapat mengendalikan rapat; Pengendalian secara bebas terbatas, pengendalian secara ketat, pengendalian rapat gabungan bebas terbatas dan ketat.Mempunyai sifat yang adil, tidak memihak, jujur, berwibawa, dan tegas.Berusaha agar seluruh peserta rapat memiliki kesempatan untuk memberikan gagasan.Memimpin rapat menurut prosedur perusahaan dan tata cara pertemuan.Bapak SBY memimpin rapatKabinet Indonesia Bersatu II

28 Fungsi Pemimpin Rapat Sebagai pengarah Sebagai fasilitator
Sebagai layar pemantulSebagai penengah atau katalisatorSebagai motivatorSebagai pengumpuldan penentu keputusan

29 Beberapa Hal yang Harus Diperhatikan oleh Pemimpin Rapat
Mendengarkan dengan saksama dan penuh perhatian terhadap pertanyaan yang diajukan pendengar.Menunggu pendengar menyelesaikan pertanyaannya.Menjawab pertanyaan dengan jujur, objektif, singkat, jelas, tapi mencapai sasaran.Menjawab pertanyaan disertai dengan bukti dan contoh agar jawaban dapat dipertanggungjawabkan.Tidak emosional bila terdapat pertanyaan yang bersifat menguji kepandaian .Ketika menjawab pertanyaan, hendaknya pandangan mata ditujukan kepada pendengar/penanya.

30 Teknik Mengajukan Pendapat dan Bertanya dalam Rapat

31 Hal-hal yang harus diperhatikan ketika menyampaikan pendapat agar berlangsung secara efektif:
Memakai kata-kata yang lugas, sederhana.Memakai kata-kata yang singkat, jelas, dan tepat sesuai kaidah bahasa.Menghindarkan pemakaian kata-kata yang bermakna konotatif.Menghindarkan pemakaian istilah atau kata asing yang tidak dipahami oleh pembicara dan tidak sesuai dengan umur, tingkat sosial, dan pendidikan para pendengar.Penyampaian pendapat tidak menyimpang dari tema.Jangan merasa pendapat sendirilah yang paling benar dan harus menghargai pendapat orang lain.

32 Adapun teknik bertanya dalam rapat antara lain seperti berikut:

Pertanyaan langsung (direct question)Pertanyaan umum (overhead question)Pertanyaan terbuka (open question)Pertanyaan mengembalikan (reverse question)Pertanyaan dipindahkan (relay question)Pertanyaan faktual (fact question)Pertanyaan retorisPertanyaan penghargaan (pick up question)Leading question

 selesai

TERIMA KASIH

MEMPERSIAPKAN RAPAT (2)

Mempersiapakn rapat merupakan Hal yang menjadi tanggung jawab sekretaris. Dalam tahap persiapan rapat, penyelenggaraannya adalah sebagai berikut :

A. Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. 

Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat.

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. 

Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.

B. Menentukan peserta rapat

Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. 

Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

C. Membuat undangan rapat

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. 

Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :

1. Menggunakan kop surat atau kepala surat.

2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.

3. Mencantumkan perihal undangan rapat.

4. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.

5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.

6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. 

Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. 

Sekretaris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.

D. Membuat daftar hadir rapat

Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). 

Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

E. Mempersiapkan bahan rapat

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :

a. Agenda rapat.

b. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).

c. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).

Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. 

Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.

F. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut :

1.While board lengkap dengan spidol dan penghapus.

2.Flip chart lengkap dengan spidolnya.

3. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.

4. Sound system lengkap dengan mikroponnya.

5. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.

6. Block note denagn bolpointnya.

7. Name tag untuk peserta.

8. Laptop atau computer.

Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.

G. Mempersiapkan ruang rapat

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. 

Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. 

Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. 

Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut : 

1.Cahaya penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.

2.Ventilasi udara

Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

3.Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. 

Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :

a.Gaya klasikal/kelas

Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas :

b. Gaya konferensi

Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. 

Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi:

c.Gaya huruf U

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. 

Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:

d.Gaya workshop

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .

H. Akomodasi/penginapan

Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu tempat. 

Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.

I. Transportasi

Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.

J. Konsumsi

Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. 

Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat.

Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :

1. Disajikan sebelum peserta rapat dududk.

2. Disajikan selama rapat berlangsung.

3. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.

4. Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.

K. Kesehatan

Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.

L. Pengecekan persiapan terakhir

Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. 

Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :

1. Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?

2. Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?

3. Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik?

4.Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?

5. Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?

6. Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?

KD : MEMAHAMI REGULASI BIDANG KEPROTOKOLAN

KD : MEMAHAMI REGULASI BIDANG KEPROTOKOLAN

ATURAN PROTOKOL

Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat. 

1. Peraturan tentang Keprotokolan

     a. UU no.8 tahun 1987 tentang protokol (sudah tidak berlaku)

     b. UU no.9 tahun 2010 tentang keprotokolan

     c. PP no.62 tahun 1990 tentang ketentuan keprotokolan mengenai tata tempat, tata upacara     dan tata penghormatan

     d. Perkalan no. 40 Tahun 2015 tentang keprotokolan

2. Peraturan terkait Keprotokolan

     a. UU no.43 tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian

     b. UU no.22 tahun 2003 tentang pemerintah daerah

     c. UU no.32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah

     d. UU no.24 tahun 2009 tentang bendera, bahasa, dan lambang negara, serta lagu kebangsaan.

     e. PP no.40 tahun 1958 tentang bendera kebangsaan RI

     f. PP no. 43 tahun 1958 tentang penggunaan lambang negara RI

     g. PP no.44 tahun 1958 tentang lagu kebnagsaan Indonesia Raya

     h. PP no.21 tahun 1975 tentang sumpah atau janji PNS

     i. PP no 24 tahun 2004 tentang kedudukan protokoler dan keuangan pimpinan dan anggota DPRD.

     j. PP no. 6 tahun 2005 tentang pemilihan, pengesahan, pengangkatan dan pemberhentian kepala daerah dan wakil kepala daerah

     k. Perpres no.11 thun 1959 tentang pelantikan jabatan negeri

     l. Kepres no.18 tahun 1972 tentang penggunaan pakaian ketentuan dari institusi atau lembaga resmi.

CARILAH UNDANG – UNDANG YANG BERKAITAN DENGAN KEPROTOKOLAN MELALUI INTERNET ATAU MEDIA BUKU TERKAIT MATERI KEPROTOKOLAN

 

ATURAN DASAR PROTOKOL

Aturan Dasar Protokol I

- Pengaturan tempat duduk

1. Yang menempati posisi paling depan adalah yang paling tinggi kedudukannya.

2. Jika meghadap meja, yang menghadap pintu keluar yang dianggap utama dan tempat terakhir adalah yang dekat dengan pintu keluar.

3. Kanan adalah utama

4. Bila ada dua orang yang berjajar, posisi sebelah kanan adalah utama (2-1), empat orang, urutannya menjadi 4-2-1-3, enam orang urutannya menjadi 6-4-2-1-5-3 dan seterusnya.

- Urutan saat naik turun kendaraan

1. Pesawat, orang yang paling utama adalah orang yang paling akhir menaiki pesawat dan menjadi orang yang turun paling awal.

2. Kapal laut, mobil atau kereta, orang yang paling utama naik dan turun terlebih dahulu. Orang yang paling utama duduk di sebelah kanan, yang kedua yang terpenting di paling kiri dan orang ketiga duduk disebelah tengah.

- Urutan saat datang dan pulang

Orang yang paling utama akan tiba paling akhir dan meninggalkan tempat paling awal

- Posisi mobil saat menjemput dan mengantarkan tamu kehormatan

Berhentilah pada saat posisi pintu kanan mobil berada di arah pintu keluar gedung. Dengan demikian, sang tamu dapat langsung berjalan menuju gedung begit turun dari mobil dan sebaliknya.

Aturan Dasar Protokol II

- Menghadiri perayaan hari kemerdekaan

1. Berusahalah untuk hadir, merupakan suatu kehormatan bagi seseorang bila menerima undangan ini. Konfirmasikan kedatangan anda pada petugas, lakukan juga hal ini bila anda tidak datang

2. Patuhi peraturan yang tertera pada undangan

3. Hadirlah 15 menit sebelum acara dimulai idak usah mondar

4. Duduklah sesuai nomor atau deretan yang sudah ditentukan

5. Kalau anda sudah duduk tidak usah mondar mandir untuk menyapa relasi

6. Tahan diri untuk tidak menguap, ngantuk atau melirik kesana kemari.

7. Jangang ngobrol saat acara berlangsung

8. Pastikan bahwa anda cukup sehat dan kuat untuk menghadiri acara tersebut.

Aturan Dasar Protokol III

- Diterima Pejabat Tinggi

Diterima pejabat tinggi atau audiensi mungkin belum pernah sekalipun terlintas dibenak anda. Lakukan langkah sebagai berikut :

1. Hubungi orang yang berhubungan dan menangani masalah audiensi ini

2. Cek lagi waktu dan tempat anda akan diterima

3. Persiapkan jumlah rombongan yang akan pergi bersama anda sesuai arahan protokol

4. Datalah nama masing-masing anggota rombongan, lengkap alamat dan jabatan atau kedudukan mereka dalam organisasi

5. Susunlah pokok-pokok materi yang akan dibicarakan secara tertulis di atas kertas berkop organisasi. Masukan dalam map yang bersih dan beri amplop. Tunjukan pada pejabat yang bersangkutan.

- Saat Audiensi

1. Datanglah setengah jam lebih awal

2. Isilah buku tamu yang disediakan

3. Bila harus memakai tanda tamu yang ditukar dengan kartu identitas, patuhilah peraturan tersebut

4. Jangan ribut dan menarik perhatian orang lain saat menunggu

5. Dilarang keras merokok.

6. Masuklah ke ruangan dengan dipimpin ketua rombongan.

7. Ketua berdiri di dekat pejabat untuk memperkenalkan anggota.

8. Saat diajak berbicara, ketua rombongan akan berbicara terlebih dahulu

9. Ketua harus membahas inti pembicaraan dan menutupnya dengan baik dan jangan lupa memberi kesempatan pada anggota

- Berfoto Bersama Pejabat

Sebelum audiensi dimulai, mintalah pada petugas protokol yang mengatur pertemuan. Bila waktu berfoto tiba, mintalah kesediaan pejabat untuk berfoto bersama. Jangan sampai terkesan memaksa atu menodong.

- Usai Audiensi

1. Bila ada jumpa pers, sediakan materi untuk dibagi bagikan kepada wartawan

2. Segeralah membuat ucapan terima kasih kepada jabatan yang telah menerima

3. Serahkan surat tersebut dua hari setelah acara audiensi selesai kepada petugas protokol.

4. Jangan lupa mengucapkan terima kasih kepada semua pihka yang membantu terlaksananya audiensi

Latihan pengetahuan 

1. sebutkan macam-macam regulasi bidang keprotokolan yang berlaku 

2. sebutkan tujuan adanya regulasi keprotokolan

3. sebutkan perbedaan acara kenegaraan dengan acara resmi

4. sebutkan perbedaan pejabat negara dengan pejabat pemerintah

5. Jelaskan singkatan dari Perkala serta sebutkan fungsi adanya Perkalan no 40 tahun 2015