RUANG LINGKUP KEHUMASAN
ADIMINISTRASI PERKANTORAN
OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS DAN KEPROTOKOLAN
BAB I
RUANG LINGKUP KEHUMASAN
3.1. Memahami Ruang Lingkup Kehumasan
4.1. Melakukan Pengelompokkan Ruang Lingkup Kehumasan
1. SEJARAH HUMAS
Dilihat dari perkembangan sejarahnya, berkomunikasi untuk mempengaruhi cara pandang dan perilaku seseorang sudah dimulai sejak dahulu kala. Pada perkembangannya konsep dasar Public Relations mulai diperkenalkan di Amerika yang dipelopori oleh Ivy Ledbetter Lee yang pada tahun 1906, Ivy berhasilmenanggulangi kelumpuhan industri batu bara di Amerika Serikat akibat pemogokan kaum buruh.
Pemogokan kaum buruh ini memunculkan ide atau gagasan dari Lee untuk menengahi dengan bagi keuntungan antara kedua belah pihak yakni pihak indutriawan dan pihak pekerja.
Pemikiran Ivy dalam melakukan pekerjaannya dinamakan "The Declaration of Principles" (Deklarasi azas-azas) yang pada hakikatnya menyatakan bahwa keberadaan public tidakbisa dianggap enteng oleh indutri dan dianggap tidak bisa apa-apa oleh pers. Atas upayanya ini Ivy Ledbetter Lee dianggap sebagai "The father of Public Relations"
Public Relations di Indonesia sendiri dimulai sejak tahun 1950, seiring perkembangan politik dan kenegaraan saat itu. Pada waktu itu pemerintah Indonesia menyadari perlunya rakyat Indonesia untuk mengetahui segala perkembangan yang terjadi sejak pengakuan kedaulatan Indonesia oleh Belanda.
Berdasarkan hal tersebut maka kegiatan kehumasan mulai dilembagakan dengan nama Hubungan masyarakat karena kegiatan yang dilakukan, lebih banyak untuk ke luar organisasi.
Hubungan masyarakat atau dikenal juga dengan istilah Public Relations digunakan oleh pihak swasta di Indonesia pertama kali oleh Pertamina, sebuah perusahaan minyak.
Public Relations di Indonesia memang sudah banyak digunakan baik itu di pihak pemerintah maupun swasta di berbagai sektor. Konsep Public Relations dipahami dan digunakan oleh pihak–pihak tersebut dengan berbagai macam pemahaman dan berbagai macam bentuk implementasinya.
Perkembangan humas di Indonesia terus bergulir seiring dengan perkembangan humas yang ada di Asia, bahkan dunia. Sebagai contoh, humas digunakan untuk kepentingan usaha dalam ajang seperti Olimpiade, suatu event international yang sampai saat ini masih menjadi pusat perhatian dunia sebagai ajang membuka pasar dunia untuk memasarakan produk-produknya.
2. DEFINISI HUMAS
Hubungan masyarakat atau Public Relations adalah suatu usaha yang sengaja dilakukan, direncanakan secara berkesinambungan untuk menciptakan saling pengertian antara sebuah lembaga/institusi dengan masyarakat.
Hubungan masyarakat (Humas) atau Public Relations merupakan sebuah seni berkomunikasi dengan publik untuk membangun saling pengertian, menghindari kesalahpahaman dan mispersepsi, sekaligus membangun citra positif lembaga. Humas merupakan seni sekaligus ilmu sosial dalam menganalisa kecenderungan, meramalkan konsekuensinya, memberikan pengarahan kepada pimpinan institusi/lembaga dan melaksanakan kegiatan humas secara terencana yang dapat memenuhi kepentingan baik institusi maupun lembaga tersebut maupun masyarakat yang terkait.
Public Relations (HUMAS) merupakan fungsi manajemen untuk mencapai target tertentu yang sebelumnya harus mempunyai program kerja yang jelas dan rinci, mencari fakta, merencanakan, mengkomunikasikan, hingga mengevaluasi hasil-hasil apa yang telah dicapainya.
Sebagai sebuah profesi seorang petugas Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi.
Menurut Majalah Public Relations News,Humas adalah: fungsi manajemen yang menilai sikap masyarakat, mengidentifikasi karsa dan perilaku individu ataupun suatu organisasi terhadap kepentingan umum, untuk kemudian merencanakan dan melaksanakanprogram humas aksi untuk mendapatkan pengertian dari masyarakat dengan tujuan agar diterima masyarakat Menurut “ The International Public Relations Assosiation” (IPRA),Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (public) untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini diantara mereka.
Menurut The British Institute of Public Relations,Humas adalah: suatu usaha yang sengaja dilakukan, direncanakan secara terus-menerus untuk menciptakan dan memelihara saling pengertian antara suatu organisasi dengan masyarakatnya
Menurut Frank Jeffkins, Humas adalah sesuatu yang terdiri dari semua bentuk komunikasi berencana baik ke dalam maupun ke luar antara organisasi dengan publiknya untuk mencapai tujuan khusus, yakni pengertian bersama.
Menurut Edward L. Bernays,Humas memiliki tiga pengertian :
1) Memberi penerangan kepada masyarakat.
2) Pembujukan langsung terhadap masyarakat guna mengubah sikap dan tindakan.
3) Usaha-usaha mengintegrasikan sikap dan tindakan dari permasalahan dengan masyarakat dan dari masyarakat terhadap permasalahannya.
Kesimpulan dari beberapa pendapat para ahli makaHumas adalah aktivitas komuniksi dua arah antara organisasi/lembaga dengan publik, yang bertujuan untuk menumbuhkan saling pengertian, saling percaya, saling membantu/kerjasama, menghindari kesalahpahaman dan membangun citra positif lembaga/organisasi.
3. KARAKTERISITIK HUMAS
Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa ada 4 (empat) ciri utama Humas yang disebut sebagai karakteristik humas, diantaranya yaitu:
a. Adanya Upaya Komunikasi yang Bersifat Dua Arah
Hakekat humas adalah komunkasi. Namun tidak semua komunikasi dikatakan humas. Komunikasi yang menjadi ciri kehumasan adalah komunikasi dua arah yang memungkinkan terjadinya arus informasi timbal balik.
b. Sifatnya yang Terencana
Sifat humas yang terencana mengandung pengertian bahwa kerja/aktivitas humas merupakan kerja/aktivitas yang berkesinambungan, memiliki metode terintegrasi dengan bagian lain dan hasilnya tangible (nyata). Syarat terencana dan berkesinambungan ini merupakan salah satu syarat yang dinilai dalam kompetisi tertinggi program humas HUMAS internasional, yakni GWA (Golden World Award For Excellence in HUMAS).
c. Berorientasi pada Organisasi/Lembaga
Dengan mencermati orientasi tersebut, maka syarat mutlak dalam kerja humas adalah pemahaman yang tinggi terhadap visi, misi, dan budaya organisasi/lembaga. Visi, misi, dan budaya organisasi/lembaga inilah yang menjadi materi utama humas, sehingga dapat mencapai tujuan humas dan mendukung tujuan manajemen lainnya, termasuk tujuan marketing.
d. Sasarannya adalah Publik
Yaitu suatu kelompok dalam masyarakat yang memiliki karakteristik kepentingan yang sama. Jadi sasaran humas bukanlah perorangan, hal ini perlu disampaikan sebab masih ada orang yang mengistilahkan HUMAS sebagai personal Relation.
4. MACAM-MACAM HUMAS
Macam-macam humas, yaitu sebagai berikut :
A. Humas Pemerintahan
Humas Pemerintahan pada dasarnya tidak bersifat politis. Bagian humas di pemerintahan dibentuk untuk mempublikasikan atau menginformasikan kebijakan-kebijakan mereka. Mereka memberi informasi secara teratur tentang kebijakan, rencana-rencana, serta hasil-hasil kerja institusi serta memberi pengertian kepada masyarakat tentang peraturan dan segala sesuatunya yang berpengaruh terhadap kehidupan masyarakat.
Selain memberikan informasi keluar, humas pemerintahan dan politik juga harus memungkinkan untuk memberi masukan dan saran bagi para pejabat tentang segala informasi yang diperlukan dan reaksi atau kemungkinan reaksi masyarakat akan kebijakan institusi, baik yang sedang dilaksanakan, akan dilaksanakan ataupun yang sedang diusulkan.
Tugas pemerintah memang sangat berat , sebab masyarakat yang dihadapi terdiri dari berbagai public dengan kepentingan yang sangat kompleks pula. Hal ini memang tidak lepas pula dari “karakteristik” yang melekat dalam setiap program humas pemerintah antara lain sebagai berikut :
1. Program humas pemerintah ditujukan untuk masyarakat luas. Dengan berbagai latar belakang, karakter, ekonomi, pendidikan yang beragam.
2. Seringkali hasilnya abstrak, sulit dilihat dalm waktu dekat bahkan panjang sekalipun karena sifatnya yang integral dan berkesinambungan.
3.Program humas pemerintah selalu mendapat pengawasasn dari berbagai kalangan,terutama pers, LSM dan sebagainya.Mereka sangat berperan dalam proses penyadaran masyarakatmengenai permasalahan mereka.
B. Humas Industri dan bisnis
Dunia bisnis dan industri sekarang ini menyadari pentingnya keterlibatan masyarakat dalam dunianya. Sehingga ada hubungan timbal balik yang merupakan ciri dan konsep humas. Dari sisi industry, mereka memiliki tugas untuk menyampaikan kepentingan bisnisnya, sebaliknya, masyarakat harus mengetahuai dampak yang berpengaruh dari industri dan bisnis.
Latar belakang diatas turut pula mempengaruhi berkembangnya humas industri dan bisnis. Beberapa penerapan humas dalam industri dan bisnis meliputi : hubungan dengan pelanggan dan peran humas terhadap marketing yang pada akhirnya melahirkan marketing HUMAS hubungan dengan pemegang saham, hubungan dengan pers, bantuan untuk merekrut pegawai baru, hubungan dengan komunitas, hubungan dengan perusahaan/organisasi lain, hubungan dengan pemerintahan.
C. Humas Sosial
Berikut ini beberapa praktik humas dalam organisasi sosial, latar belakang dan penerapannya sebagai berikut :
1. Humas penegak hukum
Termasuk dalam hal ini humas yang berada dalm kepolisian karena kepolisian telah menjadi perhatian masyarakat dalm hubungannya terhadap kelompok minoritas, hak warga Negara, penyalahgunaan obat bius, kejahatan, ketertiban umum dan sebagainya. Sebagai hasilnya banyak golongan penegak hukum merasa perlu untuk membentuk grup-grup penasihat warga Negara dan merangkap sebagai pejabat humas untuk bekerjasama dengan mereka dan para media massa. Singkatnya, penegak hukum perlu mendengarkan dan tanggap terhadap kepentingan umum supaya mereka dapat membantu masyarakat dengan baik.
2. Humas Keagamaan
Organisasi-organisasi keagamaan sekarang ini mulai menyadari pentingnya media massa untuk mencapai para jamaah.
3. Humas Profesi
Maksud penerapannya adalah untuk mendapat pengakuan dan publikasi tentang apa yang telah mereka lakukan bagi kepentingan umum. Bentuk yang bisa ditemukan melalui Kampanye kesehatan, sadar hukum, massa information, pengumpulan dana, publikasi perkembangan teknologi kedokteran dan hasil penelitian, pengalaman dramatis dalam mencari berita dan pemutaran film-film. Contoh penerapan bentuk humas Profesi tersebut adalah dokter, pengacara, wartawan, artis dan sebagainya yang juga menggunakan pendekatan humas untuk berkomunikasi dengan masyarakat.
4. Humas Organisasi Sukarela
Tujuan dari organisasi ini ialah mencari dana yang nantinya digunakan untuk mem biayai kerja sosial kesejahteraan masyarakat dan hal-hal lain, misalnya menerbitkan majalah internal, surat edaran, selebaran, publikasi/mengadakan hubungan dengan pers dan sebagainya.
5. Humas Organisasi Internasional
Lahirnya humas Internasional disebabkan oleh adanya perubahan sangat cepat di dalam segala bidang, misalnya perkembangan di bidang pariwisata, komunikasi, transportasi, pertukaran siswa/dosen/mahasiswa di bidang pendidikan, timbulnya masalah internasional dalam bidang ekonomi, politik dan sebagainya. Semua itu memungkinkan terjadinya kontak atau hubungan antar negara. Dengan demikian, untuk memelihara hubungan yang baik antara satu Negara dengan Negara yang lain humas memegang peranan penting.
Suatu contoh penerapan humas internasional selain hubungan antar negara adalah adanya konferensi tingkat dunia yang dihadiri oleh banyak negara.
5. FUNGSI HUMAS
Berikut ini terdapat beberapa fungsi-fungsi humas antara lain :
A. Fungsi Utama Humas
Fungsi-fungsi utama yang dilakukan oleh seorang humas dalam organisasinya meliputi berbagai bidang dan segi. Fungsi utama humas antara lain :
1. Menumbuh dan mengembangkan hubungan baik antara lembaga atau organisasi dengan publiknya, baik publik intern maupun extern dalam rangka menanamkan pengertian
2. Menilai dan menentukan pendapat umum yang berkaitan dengan organisasinya
3. Memberi saran kepada pemimpin tentang cara-cara mengendalikan pendapat umum sebagaimana mestinya
4. Menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik dalam rangka menciptakan iklim pendapat publik yang menguntungkan organisasi/lembaga
5. Menggunakan komunikasi untuk mempengaruhi pendapat umum.
B. Fungsi humas menurut IHUMASA
Penelitian yang diadakan oleh International Public Relations Association (IHUMASA) pada tahun 1981 menyimpulkan bahwa pada umumnya fungsi HUMAS/humas masa kini meliputi 15 pokok yaitu:
1. Memberi konseling yang didasari pemahaman masalah humasilaku manusia.
2. Membuat analisis "trend" masa depan dan ramalan akan akibat-akibatnya bagi institusi.
3. Melakukan riset pendapat, sikap dan harapan masyarakat terhadap institusi serta memberi saran tindakan-tindakan yang diperlukan institusi untuk mengatasinya.
4. Menciptakan dan membina komunikasi dua-arah berlandaskan kebenaran dan informasi yang utuh
5. Mencegah konflik dan salah pengertian
6. Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial.
7. Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial.
8. Meningkatkan itikat baik institusi terhadap anggota, pemasok dan konsumen
9. Memperbaiki hubungan industrial
10. Melakukan penyerasian kepentingan institusi terhadap kepentingan umum
11. Menarik calon tenaga yang baik agar menjadi anggota serta mengurangi keinginan anggota untuk keluar dari institusi.· Memasyarakatkan humasoduk atau layanan
12. Mengusahakan perolehan laba yang maksimal
13. Menciptakan jadi diri institusi
14. Memupuk minat mengenai masalah-masalah nasional maupun ternasional
15. Meningkatkan pengertian mengenai demokrasi
C. Fungsi humas menurut Djanalis Djanaid
Dalam buku Public Relation: Teori dan Praktik yang ditulis oleh Djanalis Djanaid (1993), disebut dua fungsi PR, yaitu:
1. Fungsi Konstruktif
Fungsi ini mendorong humas untuk membuat aktivitas/kegiatan yang terencana, berkesinambungan dan cenderung bersikap proaktif dan juga bertindak preventif (mencegah)
2. Fungsi Korektif
Fungsi ini yang berperan dalam mengatasi masalah/krisis yang terjadi dalam sebuah organisasi/lembaga. Bermakna ibarat mengobati suatu penyakit agar mencapai kesembuhan.
D. Fungsi humas menurut Canfield
Bertrand R. Canfield dalam bukunya Public Relation, Principles and Problems mengemukakan tiga fungsi humas, yaitu :
1. Mengabdi kepada kepentingan umum
2. Memelihara komunikasi yang baik
3. Menitikberatkan moral dan tingkah laku yang baik
E. Fungsi humas menurut Edward L. Bernaus
Seorang pelopor humas di Amerika Serikat dalam bukunya Public Relations (1952) menerangkan 3 fungsi humas, yaitu:
1. Memberikan informasi kepada masyarakat
2. Mengajak masyarakat untuk mengubah sikap dan perilaku mereka
3. Melakukan usaha-usaha untuk menyatukan sikap dan tindakan suatu lembaga atau organisasinya dengan publiknya sebaliknya.
6. TUGAS/MANFAATHUMAS
Kegiatan organisasi, perusahaan atau instansi yang mengarah untuk menciptakan hubungan yang harmonis dengan masyarakat merupakan kegiatan humas. Ada 3 tugas humas dalam organisasi/lembaga yang berhubungan erat,antara lain :
a. Memahami, menganalisis dan mengevaluasi kecenderungan perilaku publik. Kecenderungan perilaku publik diklasifikasikan oleh Frank Jeffkins menjadi empat situasi yang dihadapi oleh humas, yakni tidak tahu, apatis, prasangka dan memusuhi.
Dalam hal tersebut tugas humas dapat mengubah publik yang tidak tahu menjadi tahu, yang apatis menjadi peduli, yang berprasangka menjadi menerima, dan yang memusuhi menjadi simpati.
b. Mempertemukan kepentingan organisasi/lembaga dengan kepentingan publik.
Kepentingan organisasi/lembaga dapat jauh berbeda dengan kepentingan publik dan sebaliknya. Dalam kondisi yang manapun, tugas humas adalah mempertemukan kepentingan ini menjadi saling dimengerti, dipahami, dihormati, dan dilaksanakan. Bilakepentingannya berbeda, maka humas dapat bertugas untuk menghubungkannya.
c. Mengevaluasi program humas organisasi/lembaga, khususnya yang berkaitan dengan publik.
Humas disini bertugas untuk senantiasa memonitor semua program humas, karena tugas tersebut dapat berarti humas memiliki wewenang untuk memberi nasihat apakah suatu program humas sebaiknya diteruskan atau dihentikan.
Bagian penting dari pekerjaan petugas Humas dalam suatu organisasi adalah:
1) Membuat kesan (image), yaitu gambaran yang diperoleh seseorang tentang suatu fakta sesuai dengan tingkat pengetahuan dan pengertian mereka (terhadap suatu produk, orang, atau situasi).
2) Pengetahuan dan pengertian. Humas memiliki peran penting dalam membantu menginformasikan pada publik internal dan eksternal dengan menyediakan informasi akurat dan mudah dimengerti sehingga ketidak-pedulian akan suatu organisasi, produk, atau tempat dapat diatasi melalui pengetahuan dan pengertian.
3) Menciptakan ketertarikan. Humas juga harus dapat menciptakan ketertarikan publik dalam suatu situasi, yang bisa jadi berpengaruh besar dalam suatu organisasi atau sekelompok orang.
4) Penerimaan. Masyarakat mungkin bersikap melawan pada sebuah situasi karena mereka tidak mengerti apa yang sedang terjadi, atau mengapa hal tersebut terjadi. Profesi humas mempunyai peran kunci untuk menjelaskan sebuah situasi atau kejadian dengan sejelas-jelasnya sehingga ketidak-pedulian, dan bahkan sikap menentang dapat diputar menjadi pengertian dan penerimaan.
5) Simpati. Dengan mengemukakan informasi secara jelas, umumnya merupakan cara yang berhasil untuk meraih simpati.
7. ASPEK-ASPEK HUMAS
a. Aspek Layanan
Aspek layanan dalam kegiatan Humas untuk mengatur, mengotomatisasi, dan sinkronisasi proses-prinsipnya bisnis penjualan kegiatan, tetapi juga orang untuk pemasaran, layanan pelanggan, dan dukungan teknis. Tujuan keseluruhan adalah untuk menemukan, menarik dan menang klien baru, memelihara dan mempertahankan orang-orang perusahaan sudah memiliki, menarik mantan klien kembali ke flip, dan mengurangi biaya pemasaran dan pelayanan klien.
Contoh : Pada sebuah perusahaan dibutuhkan layanan yang baik agar klien tertarik dan bertahan pada perusahaan tersebut
b. Aspek Komunikasi
Perubahan dengan memasukan aspek komunikasi atau hubungan dua arah (two-way communications). Definisi mengenai humas kemudian memasukkan kata-kata seperti reciprocal (timbal balik), mutual (saling) dan between (antara). Dengan demikian pengertian humas sudah mengandung pengertian aksi timbal balik (interaktif).
Contoh: Sebelum para karyawan perusahaan melakukan unjuk rasa kenaikan gaji, public relations harus melibatkan semua staff perusahaan yang bersangkutan untuk mencegah aksi dan umpan balik. Public relations menggunakan informasi untuk mengembangkan sebuah rencana aksi dirancang untuk meminimalkan resiko unjuk rasa dan kemudian melaksanakan rencana terbaik sebelum terjadi unjuk rasa oleh karyawan perusahaan.
c. Aspek Kesetiaan
Mempengaruhi perilaku orang secara individu maupun kelompok saat saling berhubungan, melalui dialog dengan semua golongan, dimana persepsi,sikap dan opini untuk mencapai suatu kesuksesan sebuah perusahaan dimana dia berada.
Contoh: menjaga suatu rahasia perusahaan oleh pegawai dan karyawan demi kelancaran jalannya perusahaan
d. Aspek Produktivitas
Filosofi dan spirit tentang produktivitas sudah ada sejak awal peradaban manusia karena makna produktivitas adalah keinginan (the will) dan upaya (effort) untuk selalu meningkatkan kualitas kehidupan dan penghidupan disegala bidang. Pandangan yang lebih mengandung arti filosofi itu memberi arti filosofi dan spirit yang cukup mendalam dan memungkinkan setiap orang yang memahaminya memandang kerja,baik secara individual atau kelompok dalam suatu organisasi sebagai suatu keutamaan dalam hal mengutamakan bekerja dengan mengacu kepada unsur efisiensi dan efektivitas yang merupakan penjabaran secara teknis dari konsep produktivitas. Menurut dewan produktivitas Nasional Indonesia 1983, dikatakan bahwa produktivitas mengandung pengertian sikap mental (attitude of mind) yang selalu mempunyai pandangan : “Mutu kehidupan hari ini harus lebih baik dari kemarin,dan esok lebih baik dari hari ini.” Secara umum produktivitas mengandung pengertian perbandingan terbalik antara hasil yang dicapai (output) dengan keseluruhan sumber daya yang digunakan (input). (Sedarmayanti,2009:197). Dapat dikatakan bahwa kinerja sebagai suatu hasil yang atau output dari suatu proses pelaksanaan tugas akan berpengaruh terhadap produktivitas/kerja.Semakin baik kinerja seorang pegawai,berarti pegawai tersebut juga semakin produktif atau produktivitasnya semakin meningkat.
Contoh: Merancang iklan yang menarik dan berbeda dengan yang lain sehingga menarik klien untuk bergabung sehingga dapat meningkatkan produktivitas di perusahaan.
e. Aspek Etika Moral
Public relation adalah merupakan salah satu profesi yang memiliki kode etik. Dalam public relation kode etik disebut sebagai kode etik publik relation atau kode etik kehumasan atau etika profesi humas. Professional Humas (Public relation Officer by professional) berfungsi untuk menghadapi dan mengantisipasi tantangan kedepan,yaitu pergeseran sistem pemerintah otokratik menuju sistem reformasi yang lebih demokratik dalam era globalisasi yang ditandai dengan munculnya kebebasan pers,mengeluarkan pendapat,opini dan berekspresi yang terbuka,serta kemampuan untuk berkompetitif dalam persaingan pasar bebas,khususnya di bidang jasa teknologi informasi dan bisnis lainnya yang mampu menerobos batas-batas wilayah suatu negara,sehingga dampaknya sulit dibendung oleh negara lain sebagai target sasarannya .
Contoh: tidak menggunakan cara atau sistem yang menyinggung klien dalam proses berjalannya perusahaan.
8. PROSES HUMAS
Untuk melaksanakan kegiatan HUMAS dengan baik, maka diperlukan proses. Mengingat, kegiatan HUMAS tidak hanya mementingkan hasil akhir, namun juga cara yang ditempuh untuk memperoleh hasil akhir tersebut.
Dalam memahami dan menyelesaikan permasalahan yang ada dalam lingkungan kerja, seorang praktisi HUMAS harus memiliki tahap-tahap dalam melakukan kegiatannya. Ada empat proses Humas /public relations. Proses tersebut bersifat dinamis, sehingga setiap unsur yang ada pun berkesinambungan. Keempat proses tersebut adalah:
1. Research (penelitian)
Seorang praktisi HUMAS harus mengenal gejala dan penyebab permasalahan. Oleh sebab itu, praktisi HUMAS perlu melibatkan dirinya dalam penelitian dalam pengumpulan fakta. Ia perlu memantau dan membaca tentang pengertian, opini, sikap, dan perilaku orang-orang yang berkepentingan dan terpengaruhi oleh tindakan perusahaan. “What’s happening now?” merupakan kata-kata yang menjelaskan tahap ini. Seorang praktisi HUMAS harus jeli dalam melihat data dan fakta yang erat sangkut pautnya dengan pekerjaan yang akan digarap. Segala keterangan harus diperoleh selengkap mungkin.
Dalam tahap mendefinisikan penilitian, seorang praktisi HUMAS harus mengolah data faktual yang telah ada, mengadakan perbandingan, melakukan pertimbangan, dan menghasilkan penilaian, sehingga dapat diperoleh kesimpulan dan ketelitian dari data faktual yang telah didapat. Proses HUMAS tidak sesederhana pengumpulan data dan fakta, namun juga harus mengedepankan pengolahan, penelitian, pengklasifikasian, dan penyusunan data sedemikian rupa sehingga memudahkan pemecahan masalah nantinya. Penelitian dalam pencarian data ini dapat dilakukan dengan cara-cara: survei dan poling, wawancara, focus group discussion, wawancara mendalam, dan walking around research.
2. Planning (perencanaan)
Tahap berikutnya setelah penelitian dan pencarian data, adalah tahap perencanaan. Dalam tahap ini, praktisi HUMAS melakukan penyusunan masalah. Ia melakukan pemikiran untuk mengatasi masalah dan menentukan orang-orang yang akan menangani masalah tersebut nantinya. Perencanaan ini tidak boleh diabaikan, namun harus dipikirkan secara matang karena turut menentukan suksesnya pekerjaan HUMAS secara keseluruhan.
Perencanaan disusun atas data dan fakta yang telah diperoleh, bukan berdasarkan keinginan HUMAS. Berdasarkan pada rumusan masalah, dibuat strategi perencanaan dan pengambilan keputusan untuk membuat program humas kerja berdasarkan kebijakan lembaga yang juga disesuaikan dengan kepentingan publik. Kata kunci dari tahap ini adalah, “What should we do and why?”
3. Action and Communication (aksi dan komunikasi)
Pada pelaksanaannya, praktisi humas sering kali melakukan komunikasi berdasarkan hasil pendapat sendiri. Akibatnya, tindakan tersebut terkadang membawa hasil yang buruk dan tidak disarankan karena akan berisiko pada citra perusahaan/instansi. Tahap ini perlu dilakukan untuk mendapatkan jawaban pertanyaan, “How do we do it and say it”.
Tujuan dan objektivitas yang spesifik harus dikaitkan untuk mencapai aksi dan komunikasi yang akan dilakukan oleh praktisi HUMAS. Ia harus mampu mengkomunikasikan pelaksanaan program humas sehingga dapat mempengaruhi sikap publiknya yang kemudian mendorong mereka untuk mendukung pelaksanaan program humas tersebut. Selain itu, ia juga harus melakukan aksi dan melakukan kegiatan HUMAS sebaik-baiknya. Kegiatan aksi ini merupakan kegiatan komunikasi, selayaknya komunikasi kelompok, komunikasi massa, dan komunikasi organisasional.
4. Evaluation (evaluasi)
Cara untuk mengetahui apakah sebuah kegiatan prosesnya sudah selesai atau belum adalah dengan mengadakan evaluasi atas langkah-langkah yang telah diambil. Tujuan utama dari evaluasi adalah untuk mengukur keefektifitasan proses secara keseluruhan. Pada tahap ini, dituntut untuk teliti dan seksama demi keakuratan data dan fakta yang telah ada. Oleh karena itu, setelah selesai satu permasalahan, tidak menutup kemungkinan untuk mendapatkan masalah baru lagi. Dengan demikian, tahap ini juga sebagai acuan perencanaan di masa mendatang. Singkat kata, “How did we do?” menjadi acuan dalam tahap ini.
Tujuan utama dari adanya evaluasi atas langkah-langkah yang telah diambil dari proses kerja/kegiatan humas yakni :
1. Untuk mengukur keefektifitasan proses secara keseluruhan, apakah masalah yang dihadapi telah terselesaikan atau tidak.
2. Sebagai acuan perencanaan di masa mendatang, baik dalam hal melanjutkan penyelesaian masalah yang sebelumnya maupun masalah yang baru.
Peran Humas
Peranan humas dapat dibedakan menjadi 2 yakni :
1. Peran manajerial
2. Peran teknis
Peranan manajerial dapat diuraikan menjadi 3 peranan, yakni sebagai berikut :
1. Expert pereciber communication
Petugas Humas dianggap sebagai orang yang ahli. Dia menasehati pimpinan perusahaan/organisasi. Hubungan mereka diibaratkan seperti hubungan dokter dan pasien.
2. Problem solving process facilitator
Yakni petugas humas melibatkan diri atau dilibatkan dalam setiap manajemen/krisis. Dia menjadi anggota tim bahkan bila tidak memungkinkan menjadi leader dalam penanganan krisis manajemen.
3. Communicatoin facilitator
Petugas humas sebagai fasilitator atau jembatan komunikasi antara publik dengan perusahaan sebagai media atau penegah bila ada misscommunication.
4. Technician Communication
Petugas humas dianggap sebagai pelaksana teknis komunikasi yang menyediaka layanan di bidang humas.
9. TUJUAN HUMAS
Humas pada hakekatnya adalah aktivitas, maka sebenarnya tujuan humas dapatdianalogikan dengan tujuan komunikasi. Berdasarkan hal tersebut, maka tujuan humas adalah:
a. Terpelihara dan terbentuknya saling pengertian
Hubungan humas pada akhirnya membuat publik dan organisasi/lembaga saling mengenal, baik mengenal kebutuhan, kepentingan, harapan, maupun budaya masing-masing. Dengan demikian, aktivitas kehumasan haruslah menunjukkan adanya usaha komunikasi untuk mencapai saling kenal dan mengerti. Sifat komunikasinya cenderung informatif saja.
b. Menjaga dan membentuk saling percaya
Sikap saling percaya yakni ada pada keyakinan seseorang (publik) akan “kebaikan/ketulusan” orang lain (organisasi/lembaga) dan juga pada keyakinan organisasi/lembaga akan “ kebaikan/ketulusan” publiknya. Bila humas memberi informasi dua kepentingan (organisasi dan pers), maka berikutnya humas harus dapat meyakinkan kedua belah pihak untuk dapat menerima dan menghormati kepentingan masing-masing.
c. Memelihara dan menciptakan kerja sama
Tujuan berikutnya adalah dengan komunikasi diharapkan akan terbentuk bantuan dan kerjasama nyata. Artinya, bantuan dan kerja sama ini sudah dalam bentuk perilaku atau termanifestasikan/diterapkan dalam bentuk tindakan tertentu.
10. PERKEMBANGAN KONSEP HUMAS
Ada dua konsep besar yang menjadi latar belakang berkembangnya public relations, yakni dalam tinjauan bisnis suatu perusahaan yang meliputi :
1. Konsep tradisional dari suatu bisnis
2. Konsep modern dari suatu bisni
Kedua konsep tersebut, pada setiap konsepnya dapat diklasifikasikan melalui bagan berikut ini:
KONSEP TRADISIONAL DARI SUATU BISNIS
KONSEP MODERN DARI SUATU BISNIS
§ TERTUTUP
§ TERBATAS
§ EKSTERNAL
§ TERBUKA
§ TERSEBAR LUAS
§ INTERNAL/EKSTERNAL
Kedua konsep tersebut, pada setiap konsepnya dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Konsep Tradisional Tertutup
Adalah peristiwa yang terjadi dalam suatu bisnis ditutupi oleh perusahaan tersebut agar tidak diketahui oleh masyarakat luas, biasanya peristiwa tersebut bersifat negatif yang bisa membuat image perusahaan akan jelek/menurun.
b. Konsep Tradisional Terbatas
Adalah konsep ditandai dengan keterbatasan dalam hal memasarkan produk atau jasa. Sebuah perusahaan dalam menjual hasil produksinya hanya di sesuaikan dengan kebutuhan daerahnya saja
c. Konsep Tradisional External
PR dimasa ini, konsepnya mengarah pada kegiatan yang bersifat eksternal atau untuk masyarakat diluar perusahaan saja.
d. Konsep Modern Terbuka
Dalam konsep modern dari suatu bisnis, perusahan pada umumnya menyadari pentingnya informasiyang diberikan kepada masyarakat secara benar, jelas dan terbuka serta jujur dalam arti sesuai dengan faktanya. Hal ini dimaksud agar publik dapat dengan jelas mengetahui sesuatu kegiatan/kejadian yang menimpa.
e. Konsep Modern Tersebar Luas
Konsep yang memperhitungkan bagaimana agar barang/jasa sebagai sumber usahanya tersebut dapat tersebar luas sehingga masyarakat yang tadinya tidak mengenal akan mengenal.
f. Konsep Modern Internal dan Eksternal
Sasaran pada konsep ini adalah publik internal dan external yang berfungsi sebagai penghubung dari publik internal dan external.
- SELESAI -
Tugas siswa:
Carilah di internet, koran atau majalah mengenai krisis/masalah yang terjadi disebuah perusahaan/organisasi yang penanganan krisis tersebut di tangani oleh bagian/petugas humas perusahaan tersebut. Print tempel di buku latihan dan catat permasalahan/krisisnya, serta tulis solusi yang diberikan humas tersebut kemudian berikan kesimpulan dari kejadian tersebut.
Cari minimal 2 kasus. Kumpulkan setelah 2 x pertemuan mendatang dan dipresentasikan kedepan kelas sebagai nilai keterampilan.
