oleh-holidin

Lima keutamaan menghadiri majelis ilmu

Lima Keutamaan Menghadiri Majelis Ilmu.

Menuntut ilmu dalam ajaran Islam merupakan kewajiban. Tanpa batasan usia atau pun golongan bahkan waktu kita kenal pembelajaran sepanjang hayat.

Sejak kapan?? Islam mengajarkan menuntut ilmu dari buaian hingga memasuki liang lahad/ kubur. Bahkan nenuntut ilmu merupakan bagian dari jihad di jalan Allah / fisabilillah.

Lalu bagaimana Islam mengistimewakan para penuntut ilmu?. berikut lima keutamaan menghadiri majelis Ilmu.

Pertama :: akan dimudahkan menuju Surganya Allah::

Jika keluar rumah terus menuju masjid atau ke tempat yang mengadakan majelis ta’lim untuk menutut ilmu syar’i, maka ia sedang menepuh jalan menuntu ilmu sesuai dengan Sabda Rasullah Shallallahu’alaihi Wassalam:

مَن سلَك طريقًا يطلُبُ فيه عِلْمًا، سلَك اللهُ به طريقًا مِن طُرُقِ الجَنَّةِ

“Barangsiapa yang menempuh jalan menuntu ilmu, maka Allah akan memudahkan jalanya menuju surga” (HR. Tirmidzi, Abu Daud).

Kedua :: Mendapatkan ketenangan, rahmat dan dimuliakan para Malaikat::

Dalam majelis ta’lim atau majelis biasanya selain mendengarkan paparan dari ustadz, kita juga membaca Al-Quran. Orang yang membaca Al-Quran di masjid disebut Rasullah Shallallahu’alaihi Wassalam akan mendapat ketenangan, rahmat dan pemuliaan dari para Malaikat, Rasullah Shallallahu’alaihi Wassalam bersabda:

وَمَا اجْتَمَعَ قَوْمٌ فِى بَيْتٍ مِنْ بُيُوتِ اللَّهِ يَتْلُونَ كِتَابَ اللَّهِ وَيَتَدَارَسُونَهُ بَيْنَهُمْ إِلاَّ نَزَلَتْ عَلَيْهِمُ السَّكِينَةُ وَغَشِيَتْهُمُ الرَّحْمَةُ وَحَفَّتْهُمُ الْمَلاَئِكَةُ وَذَكَرَهُمُ اللَّهُ فِيمَنْ عِنْدَه

“Tidaklah suatu kaum berkumpul di salah rumah dari rumah-rumah Allah (masjid) membaca Kitabullah dan saling mempelajarinya, melainkan akan turun kepada mereka sakinah (ketenangan), mereka akan dinaungi rahmat, mereka akan dilingkupi para malaikat dan Allah akan menyebut-nyebut mereka di sisi para makhluk yang dimuliakan di sisi-Nya. (HR. Muslim).

Makna dari وَحَفَّتْهُمُ الْمَلاَئِكَةُ “mereka akan dilingkupi para malaikat“,

مَعْنَاهُ الْمَعُونَةُ وَتَيْسِيرُ الْمُؤْنَةِ بِالسَّعْيِ فِي طَلَبِهِ

“Maknanya mereka akan ditolong dan dimudahkan dalam upaya mereka menuntut ilmu”

Ketiga :: Dicatat sebagai Amalan Jihad Fi Sabilillah ::

Jihad bukan hanya dengan berperang, tapi dengan menuntut ilmu juga termasuk jihad sebaimana dicantumkan Nabi Muhammad Shallallahu’alaihi Wassalam:

مَن دخَل مسجِدَنا هذا لِيتعلَّمَ خيرًا أو يُعلِّمَه كان كالمُجاهِدِ في سبيلِ اللهِ ومَن دخَله لغيرِ ذلكَ كان كالنَّاظرِ إلى ما ليس له

“Barangsiapa yang memasuki masjid kami ini (Masjid Nabawi) untuk mempelajari kebaikan atau mengajarinya, maka ia seperti mujahid fi sabilillah. Dan Barangsiapa yang memasukinya bukan dengan tujuan tersebut, maka ia seperti sedang melihat sesuatu yang bukan miliknya" (HR. Ibnu Hibban).

Keempat :: Dicatat sebagai orang yang sholat hingga ke rumah::

Jika seseorang berangkat ke masjid berniat untuk shalat, kemudian setelah shalat ada pengajian (majelis ilmu), maka selama ia berada di majelis imu dan selama ia berada di majelis ilmu dan di masjid, ia terus dicatat sebagai orang yang sedang shalat hingga kembali ke rumah. Sesuai sabda Rasulullah:

إذا تَوضَّأَ أحدُكُم في بيتِهِ ، ثمَّ أتَى المسجدَ ، كان في صلاةٍ حتَّى يرجعَ ، فلا يفعلْ هكَذا : و شبَّكَ بينَ أصابعِهِ

“Jika seseorang berwudhu di rumah, kemudian mendatangi ke masjid, maka ia terus dicatat sebagai orang yang shalat hingga ia kembali. Maka janganlah ia melakukan seperti ini ( kemudian beliau mencontohkan tasybik Tasybik / menjalin jari-jemari dengan jari-jarinya),” (HR. Al-Hakim, Ibnu Kuzaimah).

Kelima :: Dicatat amalanya di ‘illiyyin ::

Jika kita pergi ke masjid berniat berniat untuk shalat, kemudian setelah shalat ada pengajian (majelis ilmu) hingga waktunya shalat selanjutnya, maka ia akan diterus dicatat amalan kebaikan yang ia lakukan di masjid, di ‘illiyyin. Rasulullah Shallallahu’alaihi Wassalam bersabda:

صلاةٌ في إثرِ صلاةٍ لا لغوَ بينَهما كتابٌ في علِّيِّينَ

“Seseorang yang telah selesai shalat (di masjid) kemudian menetap disana hingga shalat berikutnya, tanpa melakukan laghwun (kesia-siaan) diantara keduanya, akan dicatat amalan tersebut di ‘illiyyin.” ( HR. Abu Daud).

والكتاب في العلِّيِّينَ كتاب لا يكسر و يفتح إلى يوم القيامة محفوظ لا ينقص منه شيئ

Catatan di ‘illiyyin adalah catatan amalan yang tidak akan rusak dan tidak dibuka hingga hari kiamat, tersimpan awet, tidak dikurangi sedikit apapun.

Demikian beberapa keutamaan kita menghadiri majelis ilmu, semoga dapat kita amalkan dan mendapatkan keberkahan dan Rahmat dari Allah Subhanallahu Wata ‘alla, Amiin.

Wallahu'alam (/oh)

Notula Rapat/Sidang

Capaian Pembelajaran::

 Peserta didik dapat mengetahui pengertian dari notula

 Peserta didik dapat mengetahui bentuk catatan pertemuan

 Peserta didik dapat mengetahui fungsi catatan pertemuan

 Peserta didik dapat mengetahui tentang teknik menyusun notula

MATERI

NOTULA

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka dijelaskan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidagan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.

NOTULIS

Orang yang melakukan pekerjaan notula disebut juga sebagai notulis. Apakah notulis dengan sekretaris sama? Dalam situasi tertentu sekretaris dapat pula menjadi seorang notulis, namun seorang notulis tidaklah otomatis menjadi seorang sekretaris.

NOTULEN

Notulen merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas. Penyusunan notulen memerlukan kemampuan menulis secara jalas dan singkat.

Penulisan notulen harus didahului dengan judul yang menyatakan dengan jelas badan yang mengadakan rapat, serta dimana rapat tersebut diselenggarakan. Setelah itu menyusun daftar nama peserta rapat beserta jabatannya dan yang terakhir adalah peserta rapat yang berhalangan hadir juga harus ditulis.

Kemudian notuis mencatat apa yang terjadi dalam rapat. Yang pertama dicatat ialah pengesahan notulen rapat sebelumnya bila rapat yang diadakan waktu itu adalah lanjutan dari rapat terdahulu. Selanjutnya yang perlu dicatat adalah pembahasan-pembahasan serta keputusa-keputusan yang dambil mengenai hal-hal yang tercantum didalam agenda rapat. Dan yang terakhir adalah mencatat pukul berapa rapat tersebut ditutup.

Contoh singkat NOTULA

SMK OLEH HOLIDIN

Hari & tanggal: Selasa, 22 November 2023

Waktu: 12.00-13.00 WIB

Tempat: Ruang OSIS SMK OLEH HOLIDIN

Agenda Rapat: Rencana Penyelenggaraan Pentas Budaya

Pemimpin Rapat: Adli Fahmi (Ketua OSIS)

Penulis Notulen: Afina Faiza Shofie

Jumlah peserta yang hadir: 20 orang

Tidak hadir: -

Rangkaian Acara:

Pembukaan
Pembahasan
Penutup

Pokok Pembahasan:

Tujuan dari penyelenggaraan pentas budaya
Tanggal pelaksanaan pentas budaya
Peserta pentas
Biaya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pentas
Pembuka acara
Pembentukan panitia penyelenggara pentas

Hasil Pembahasan:

Pentas budaya bertujuan untuk melestarikan budaya Indonesia
Pelaksanaan pentas budaya akan dilakukan pada tanggal 28 November 2023
Peserta pentas budaya adalah siswa-siswi SMK Oholidin
Biaya pelaksanaan kegiatan akan diperoleh dari anggaran OSIS dan sponsor
Pembuka acara pentas budaya akan dilakukan oleh Kepala SMK Oholidin
Panitia penyelenggara pentas budaya akan dipimpin oleh Adli Fahmi A

Bogor, 21 November 2023

Ketua // Notulis

Adli Fahmi // Afina Faiza Shofie

_____

Penugasan

1. Rancanglah Skenario Pertemuan /Rapat dengan protokolnya

2. Susunlah agenda rapat, buatkan undangannya dan laksnakan rapat sesuai prosedur

3. dan laporkan hasilnya menggunakan notula.

Ketika Kita Butuh Maka Allah Maha Mengabulkan

Ketika Kita Butuh Maka Allah Maha Mengabulkan termasuk Ampunan (Tadabbur Q.S Al 'Araf : 23)

Lafal Ayat :

قَالَا رَبَّنَا ظَلَمْنَا أَنْفُسَنَا وَإِنْ لَمْ تَغْفِرْ لَنَا وَتَرْحَمْنَا لَنَكُونَنَّ مِنَ الْخَاسِرِينَ

Arti Ayat

Keduanya berkata, "Ya Tuhan kami, kami telah menzalimi diri kami sendiri. Jika Engkau tidak mengampuni kami dan memberi rahmat kepada kami, niscaya kami termasuk orang-orang yang rugi.

Penjelasan Singkat

Setelah Adam dan istrinya menyadari kesalahan yang diperbuatnya, yaitu menuruti ajakan setan dan meninggalkan perintah Allah, dia segera bertobat, menyesali perbuatannya. Allah mengajarkan kepada keduanya doa untuk memoho ampun.

Kemudian dengan segala kerendahan hati dan penuh khusyuk, mereka pun berdoa.

Keduanya berkata, "Ya Tuhan kami, kami telah menzalimi diri kami sendiri. Jika Engkau tidak mengampuni kami dan memberi rahmat kepada kami, niscaya kami termasuk orang-orang yang rugi." (al-A'rāf/7: 23)

Berkat ucap doa yang benar-benar keluar dari lubuk hatinya dengan penuh kesadaran disertai keikhlasan, maka Allah memperkenankan doanya, mengamptdosanya dan melimpahkan rahmat kepadanya. Firman Allah:

2.Al-Baqarah : 37

فَتَلَقَّىٰ آدَمُ مِنْ رَبِّهِ كَلِمَاتٍ فَتَابَ عَلَيْهِ ۚ إِنَّهُ هُوَ التَّوَّابُ الرَّحِيمُ

Kemudian Adam menerima beberapa kalimat dari Tuhannya, lalu Dia pun menerima tobatnya. Sungguh, Allah Maha Penerima tobat, Maha Penyayang. (al-Baqarah/2: 37)

Hikmahnya, seberat apa pun kekeliruan seorang hamba karena kedzoliman dan kebodohannya, Allah akan ampuni dan bebaskan ketika hamba itu merasa butuh dengan Allah dan sadar akan dirinya.

Kesungguhan taubat dan keyakinan pengampunan Allah menjadikan Nabi dan dan Siti Hawa memperoleh rahmat / kasih sayang Allah. Bukan tanpa perjuangan. Namun penantian dan kesungguhannya itu pun Rahmat Allah datang.

Wallahu'alam(/oh)

Manusia yang hidup jiwanya dan manusia yang mati jiwanya.

Tadabbur Q.S Al An'am ayat 36 ::

Deskripsi :

Surat ini bernama Al-an'am (binatang ternak), meripakan surat ke-6, termasuk juz ke-7, terdiri 165 ayat dan termasuk golongan surat makiyah.

Bunyi Ayat ke 36 :

إِنَّمَا يَسْتَجِيبُ الَّذِينَ يَسْمَعُونَ ۘ وَالْمَوْتَىٰ يَبْعَثُهُمُ اللَّهُ ثُمَّ إِلَيْهِ يُرْجَعُونَ

Arti ayat :

Hanya orang-orang yang mendengar sajalah yang mematuhi (seruan Allah), dan orang-orang yang mati, kelak akan dibangkitkan oleh Allah, kemudian kepada-Nya mereka dikembalikan.

Penjelasan singkat :

Ayat ini menerangkan bahwa yang akan memperkenankan seruan Allah adalah hanya bagi orang yang mendengar.

Kemudian, dalam menghadapi seruan Nabi dan risalah yang disampaikannya, manusia terbagi dua, yaitu manusia yang hidup jiwanya dan manusia yang mati jiwanya.

Pertama, Manusia yang hidup jiwanya ialah manusia yang menggunakan akal, pikiran, perasaan dan kehendak serta pilihan yang telah dianugerahkan Allah kepada mereka.

Dengan anugerah itu, mereka dapat melihat, memperhatikan dan menilai segala sesuatu yang dikemukakan kepada mereka. Yang baik mereka ambil, sedang yang buruk mereka buang. Karena itu hati dan pikiran mereka terbuka untuk menerima petunjuk Allah, Mereka ibarat tanah yang subur. Sedikit saja disirami air, tanah itu akan menjadi subur, dapat menumbuhkan tanaman-tanaman dengan mudah dan cepat.

Kedua. Sedangkan manusia yang mati jiwanya ialah manusia yang tidak mau menggunakan akal, pikiran, perasaan, pilihan dan mata hati yang telah dianugerahkan Allah kepada mereka. Hati mereka telah tertutup oleh rasa dengki.

Manusia yang tidak mau menggunakan akal, pikiran, perasaan, pilihan dan mata hati yang telah dianugerahkan Allah kepada mereka. Hati mereka telah tertutup oleh rasa dengki. Karena itu segala keterangan yang dikemukakan Nabi tidak akan mereka dengar dan perhatikan.

Seandainya mereka dapat melihat dan memperhatikan dalil-dalil dan bukti-bukti yang dikemukakan Rasul dan pikiran mereka menerimanya, namun semuanya itu ditolak dan tidak diterima karena rasa dengki tersebut.

Mereka diibaratkan seperti tanah yang tandus, berapa pun air yang dialirkan padanya, tanah itu tidak akan menumbuhkan tumbuhan yang ditanam.

Kelompok manusia yang kedua ini adalah orang-orang kafir yang kekafirannya telah mendalam, sehingga tidak ada harapan bahwa mereka akan beriman dan mematuhi seruan Nabi.

Maka Allah menganjurkan agar Muhammad saw tidak bersedih hati atas sikap mereka, dan menyerahkan keadaan mereka kepada Allah. Allah akan membangkitkan mereka dari kuburnya di hari Kiamat dan akan mengazab mereka sebagai balasan dari kekafiran mereka. Wallahu'alam (/oh).

Sumber :

- Al Quran surat Al-An'am ayat 36

- tafsir alquranul karim, kemenag

- myquran

MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN / RAPAT

Dalam dunia perkantoran, salah satu tugas sekretaris adalah mempersiapkan dan melayani pertemuan-pertemuan atau rapat-rapat yang akan diselenggarakan oleh pimpinannya, baik dalam hal keperluan dalam jamuan kepada para tamunya (peserta rapat). Pimpinan mengharapkan sekretarisnya dapat mengurus mulai dari persiapan, termasuk juga mengawasi perlengkapan-perlengkapan hingga menetukan macam jamuan makan atau menu makanan.

Rapat adalah sejenis maksud tertentu dari orang-orang yang datang bersama-sama untuk melaksanakan bisnis perusahaan. Menurut Bob Trent, Rapat merupakan sumber berbagai gagasan dan keputusan yang bermanfaat bagi semua pihak (perseorangan maupun perusahaan).

Rapat diadakan apabila pimpinan memerlukan sumbangan pendapat atau sumbangan pikiran dari para staf atau pegawainya dalam mengambil sebuah keputusan yang berkaitan dengan hajat hidup perusahaan.

Pada umumnya rapat dilaksanakan untuk membicarakan suatu hal yang memerlukan pemecahan.

Di bawah ini beberapa pengertian rapat, yaitu sebgai berikut :

1.Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis.

2.Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi.

3.Rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat.

4.Rapat merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka.

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa rapat adalah suatu pertemuan antara anggota organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan/memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan organisasi/perusahaan.

I. FUNGSI RAPAT

Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut :

· Untuk memecahkan masalah.

· Untuk menyampaikan informasi.

· Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan.

· Sebagai alat koordinasi yang baik anatara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.

· Sebagai sarana bernegosiasi.

· Ketentuan hukum.

I.MACAM-MACAM RAPAT

Rapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya. Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu:

a.Rapat Penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta. Dalam rapat penjelasan, seorang pemimpin rapat memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.

b. Rapat Pemecahan merupakan rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu masalah. Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama yang merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

c. Rapat Perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.

Rapat menurut sifatnya dibedakan menjadi 4, antara lain:

(a) Rapat resmi (formal meeting)

Rapat resmi adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat akan mendapatkan pemberitahuan terlebih dahulu yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.

(b) Rapat tidak resmi (informal meeting)

Rapat tidak resmi adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat tidak memerlukan persiapan istimewa dan rapat ini mendiskusikan suatu hal yang terjadi tiba-tiba.

(c) Rapat terbuka

Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat tidak rahasia.

(d) Rapat tertutup

Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

Menurut jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi sebagi berikut :

1. Rapat mingguan

Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

2. Rapat bulanan

Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

3. Rapat semesteran

Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.

4. Rapat tahunan

Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali.

Menurut frekuensinya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut :

1. Rapat rutin

Rapat rutin adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya.

2. Rapat insidentil

Rapat insidentil adalah rapat tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diseleseikan bersama.

Menurut saluran hubungan dalam organisasi, rapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:

A. Rapat Vertikal, yaitu rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau dalam rangka pengambilan keputusan. Dalam rapat ini para bawahan diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran sehingga dengan demikian pimpinan dapat memberikan motivasi kepada para bawahan untuk berpikir secara kreatif.

B. Rapat Horizontal, yaitu rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai yang setingkat. Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi untuk menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.

Berdasarkan pelaksanaannya, rapat kerja dibedakan menjadi dua macam antara lain:

A. Rapat kerja Terpimpin, yaitu rapat dimana pimpinan rapat memegang peran utama dalam pengambilan keputusan. Rapat kerja pimpinan juga dapat berlangsung dalam rangka pemberian penjelasan tentang peraturan atau petunjuk agar dalam pelaksanaannya dapat berlangsung secara serentak dan seragam.

B. Rapat kerja terbuka, yaitu lawan dari rapat kerja terpimpin, dimana pimpinan tidak memegang peranan utama dan para peserta diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran positif yang dimilikinya. Rapat semacam ini diselenggarakan untuk mendapatkan sumbangan pikiran.

II. SYARAT-SYARAT RAPAT

Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

(1) Suasana terbuka

Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapa pun. Hindari sikap saling mencurigai atau berprasangka negatif diantara sesama peserta rapat. Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi diantara para peserta rapat.

(2) Tidak ada monopoli

Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat atau oleh pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Dalam rapat semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat.

(3) Partisipasi aktif dari peserta rapat

Rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan permasalahan yang dibahas dalam rapat. Peserta rapat hendaknya menjadi pendengar yang baik saat diberikan penjelasan-penjelasan dan harus dapat memberikan sumbangan saran atau pendapat yang positif saat kegiatan tanya jawab atau diskusi.

(4) Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan.

Pimpinan rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau berperan aktif dalam pelaksanaan rapat. Seorang pemimpin rapat juga harus dapat memonitori jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.

(5) Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi

Dalam sebuah rapat terjadi perdebatan adalah hal yag biasa, namun jika perdebatan menjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta yang saling berdebat. Oleh karena itu hindari perdebatan yang berkepanjangan. Perdebatan hendaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuat atas dasar fakta bukan emosi.

(6) Pertanyaan singkat dan jelas

Pertanyaan–pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat. Pertanyaan yang berliku-liku atau bertele-tele akan membuat pertanyaan menjadi tidak jelas dan cukup menyita waktu. Padahal dalam rapat, waktu sangat berharga sekali.

(7) Disiplin waktu

Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai waktu yang telah ditentukan akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.

III. PERENCANAAN DAN PERSIAPAN RAPAT

Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :

v Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.

- What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.

- Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.

- Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.

- When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.

- How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.

Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat.

Mengenal Microsoft Word

Mengenal Microsoft Word

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. Selain menulis dokumen, MS Word juga dapat digunakan untuk bekerja dengan tabel, menulis teks dengan kreasi, menyisipkan gambar, maupun yang lainnya.
Secara default tampilan area kerja program MS Word 2010 terdiri atas Title Bar, Office Button, Quick Access Toolbar, Menu Bar, Ribbon, Ruler, Status Bar, dan View Toolbar. Tampilan area kerja dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Title Bar berisi nama file yang sedang dikerjakan, serta tombol menampilkan, atau menyembunyikan jendela program, dan menutup program, yaitu tombol Minimize, Maximize/Restore, dan Close.

Office Button berisi perintah-perintah yang berkaitan dengan dokumen seperti membuat dokumen baru (New), membuka dokumen (Open), menyimpan dokumen (Save), mencetak dokumen (Print), dan sebagainya (Gambar 2.2).

Gambar 2.2. Menu-menu dalam Office Button

Quick Access Toolbar berisi tombol-tombol yang berfungsi sebagai alternatif penggunaan perintah yang sering digunakan. Sebagai contoh, tool Open merupakan shortcut dari Office Button > Open, atau tool Save merupakan shortcut dari Office Button > Save.

Menu Bar berisi serangkaian perintah yang didalamnya terdapat sub-sub perintah sesuai kategorinya. Sebagai contoh, pada menu Home terdapat submenu Clipboard, Font, Paragraph, Styles, dan Editing yang didalamnya berisi perintah-perintah sesuai kategorinya.

Ribbon berisi perintah-perintah khusus merupakan submenu Menu Bar.

Ruler merupakan kotak pengukuran yang diletakkan secara horizontal, yaitu di atas dokumen, dan secara vertikal, yaitu di sebelah kiri dokumen. Ruler berfungsi untuk mempermudah melakukan pengaturan letak halaman.

Status Bar adalah baris horizontal yang menampilkan informasi jendela dokumen yang sedang ditampilkan, antara lain (Gambar 2.3):

Gambar 2.3. Status Bar

2.2. Membuat Dokumen Baru

Untuk membuat dokumen baru, dapat dilakukan dengan cara berikut:

2.2.1. Klik Office Button>New sehingga muncul jendela baru yang menampilkan bagian New Document.

2.2.2. Setelah itu pilihlah Blank Document untuk membuat dokumen. (Dapat juga memilih salah satu dokumen template untuk membuat dokumen baru berdasarkan template yang telah disediakan.)

2.2.3. Di dalam Quick Access Toolbar juga terdapat tombol New (Gambar 2.4) yang berfungsi untuk membuat dokumen baru tanpa melalui jendela baru.

Gambar 2.4. Tombol New di Quick Access Toolbar

Sebelum memulai dokumen, sebaiknya atur properti terlebih dahulu. Pengaturan properti mempengaruhi hasil cetakan. Pengaturan properti dapat dilakukan dengan mengklik menu Page Layout. Kemudian pada ribbon Page Setup, klik ikon kecil pada pojok kanan bawah (Gambar 2.5.1.) sehingga muncul kotak dialog Page Setup (Gambar 2.5.2). Kotak dialog ini terdiri dari tiga bagian, yaitu Margins, Paper, dan Layout.

Gambar 2.5. Ribbon Page Setup

Margins: untuk menentukan batas atas (Top), kiri (Left), kanan (Right), dan bawah (Bottom) dokumen, dan ada juga orientasi.

Paper Size: untuk menentukan ukuran kertas yang akan digunakan dengan memilih opsinya pada menu drop-down. Jika menginginkan ukuran kertas sendiri, dapat diisi nilainya secara langsung pada kotak Width dan Height.

2.3. Menyimpan Dokumen

Untuk menyimpan dokumen baru, secara default nama dokumen yang dibuat akan berurutan, yaitu Document 1, Document 2, Document 3, dan seterusnya. Cara untuk menyimpan dokumen adalah sebagai berikut:

2.3.1. Klik Office Button>Save atau Office Button>Save As sehingga muncul kotak dialog Save As (Gambar 2.6).

Gambar 2.6. Kotak dialog Save As

2.3.2. Di dalam kotak dialog tersebut, lakukan pengaturan sebagai berikut:

Save in: tentukan lokasi folder tempat dokumen akan disimpan.

File name: ketikkan nama untuk identifikasi dokumen.

Save as type: type dokumen, gunakan default yang diberikan, yaitu Word Document.

Klik tab Save untuk menyimpan dokumen tersebut.

2.3.3. Untuk menyimpan dokumen lama yang telah diedit, klik Office Button>Save.

Apabila dokumen tersebut hendak disimpan dengan nama yang berbeda, klik Office Button>Save As sehingga caranya sama seperti menyimpan dokumen baru. Apabila dalam menyimpan dokumen, nama yang digunakan sama dengan nama yang sudah ada di dalam folder, maka kotak konfirmasi seperti pada Gambar 2.7. akan muncul.

Gambar 2.7. Kotak konfirmasi penyimpanan.

• Replace exiting file: menimpa file yang sudah ada dengan dokuman baru.

• Save changes with a different name: menyimpan dokumen baru dengan nama lain.

• Merge changes into exiting file: menggabungkan perubahan yang dilakukan kedalam file yang sudah ada.

2.4. Menutup Dokumen

Setelah selesai mengedit dokumen dan memastikan sudah menyimpannya, ada beberapa cara untuk menutup dokumen, yaitu:

2.4.1. Klik Office Button>Close.

2.4.2. Klik tombol Close Window yang terdapat dalam Title Bar.

2.5. Membuka Dokumen

Dokumen yang telah disimpan dapat dibuka dengan salah satu cara berikut:

2.5.1. Klik Office Button>Open.

2.5.2. Klik tombol Open yang terdapat di dalam Quick Access Toolbar. Sehingga muncul kotak dialog Open (Gambar 2.8.), kemudian pilih file dokumen yang hendak dibuka.

2.6. Menuliskan dan memformat teks dan paragraf

Pengetikan teks dimulai dari titik sisip (titik iterasi). Titik sisip dapat dilihat dari garis hitam yang berkedip di dalam halaman dokumen. Dalam mengetikkan teks, penekanan tombol Enter pada keyboard akan membuat paragraf baru. Untuk membuat hasil yang maksimal, maka diperlukan pemformatan karakter, seperti menentukan jenis huruf, tipe huruf, ukuran huruf, dan lainnya. Pemformatan karakter dapat diterapkan sebelum ataupun sesudah pengetikan. Klik menu Home, kemudian pada ribbon Font klik ikon di pojok kanan bawah (Gambar 2.9.1) untuk melakukan pemformatan sehingga muncul kotak dialog Font seperti pada Gambar 2.9.2.

• Font: untuk menentukan jenis huruf yang digunakan.

• Font Style: menentukan tipe huruf, yaitu Regular (biasa), Italic (miring),

• Bold (tebal), dan Bold Italic (tebal dan miring).

• Size: menentukan ukuran huruf.

• Font Color: menentukan warna huruf.

• Effects: untuk membuat efek-efek yang akan diterapkan pada teks.

• Preview: menampilkan contoh hasil pengaturan format teks.

Tabel di bawah ini memperlihatkan contoh-contoh hasil pemformatan teks dan penggunaan efek di dalam teks.

Tabel 2.1. Format karakter dan hasilnya

Selain pemformatan huruf, juga ada pengaturan paragraf. Perataan paragraf ada empat macam, yaitu rata kiri (Align Left) , rata tengah (Center) , rata kanan (Align Right) , dan rata kiri kanan (Justified) .

Contoh penggunaan perataan paragraf:

• Rata kiri: