Notula dan Laporan

Notula dan Laporan

1.  PENGERTIAN NOTULA DAN LAPORAN

Notulen atau Notula adalah pencatatan hasil sebuah rapat. Petugas yang membuat notulen biasanya disebut pembuat notula (notulis). 

Notulen adalah sebuah catatan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara yang ditulis oleh seorang Notulis, yang akan dilaporkan oleh Ketua kegiatan, dan akan dipertanggung jawabkan suatu saat pada seluruh anggota atau peserta acara.

   

Notulen adalah naskah dinas yang membuat catatan jalannya acara (kegiatan) mulai dari pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan, serta penutupan.

Laporan merupakan suatu bentuk penyajian fakta mengenai sesuatu kegiatan ataupun keadaan yang berkenaan dengan adanya suatu tanggung jawab yang ditugaskan kepada pelapor.

2.  SISTEMATIKA PENULISAN NOTULA DAN LAPORAN

A. Kepala Notulen

Kepala Notulen merupakan bagian-bagian yang pertama kali harus diingat dalam penulisan tanpa  tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri atas :

Nama atau tema yang akan dibahasHari dan tanggal acara dilaksanakanWaktu (Jam) pelaksanaan acaraTempat pelaksanaan acaraAcara saat berlangsungUnsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu :
Ketua dan Wakil KetuaSekretarisNotulisPeserta

B. Isi Notulen

Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal. Maksud dari pembuatan isi notulen adalah agar dapat membedakan dari susunan matematis dalam notulen tersebut.

Adapun susunan sistematika dalam penulisan notulen adalah :

Kata pembukaanPembahasanPembacaan Keputusan dari HasilWaktu (Jam) penutupan

C. Bagian Akhir Notulen

Bagian Akhir dari notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal-hal yang berada pada akhir penulisan notulen. Namun, walaupun letaknya diakhir, pengertian dan kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulen.

Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah :

Nama JabatanTanda tanganNama pejabat, pangkat, dan NIP

D. Penandatanganan

Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan. Berikut adalah penjelasan tentang penandatanganan: Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan sekretariat daerah dibuat dalam kertas ukuran  folio dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat. Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan. Notulen ditanda tangani oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, dan Notula.

3.  BENTUK-BENTUK CATATAN PERTEMUAN/NOTULA

Telah dikemukakan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notula ini dapat disusun sebelum rapat, pada saat rapat berlangsung atau sesudah rapat.

Notula terbagi menjadi dua jenis, yaitu :

1. Notula Harfiah

Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain (dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.

2. Notula Rangkuman

Notula Rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan. Hal-hal yang ditulis oleh seorang notulis adalah yang sesuai dengan tema rapat pada tujuan rapat. Apabila pembicaraannya tidak sesuai dengan tema dan tujuan rapat, maka notulis tidak perlu menulis di dalam notula rapat. Notulis juga harus dapat meringkas setiap pembicaraan dan menuliskannya dalam kalimat yang komunikatif dan efektif. Dalam kata lain notula harus menulis dengan kalimat yang jelas, singkat, dan tepat serta dapat dipahami oleh orang lain. Untuk itu, seorang penulis harus terampil mendengarkan setiap pembicaraan, meringkas, mencatat sambil mendengarkan pembicaraan berikutnya.

 

4.  FUNGSI CATATAN PERTEMUAN

1. Sebagai Alat Bukti

Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas atau tidak dilaksanakan tugas tersebut.

2. Sebagai Sumber Informasi Untuk Peserta Rapat Yang Tidak Hadir

Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.

3. Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya

Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.

4. Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat

Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.

5. Sebagai Dokumen

Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi disimpan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.

6. Sebagai Alat Untuk Rapat Semu

Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyusun notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.

5.  TEKNIK MENYUSUN NOTULA

Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk pemecahan masalah atau  rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat  pimpinan agar sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula :

Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulisBila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkanDalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusanMenggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan

Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. Notula ini perlu disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula :

Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan pimpinan dan notulis rapatWalaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang………………………………Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkapWaktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula

Persiapan dalam pembuatan notula :

Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan Personal Computer ataupun Note Book atau Laptop untuk penyusunan notula.Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis.Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulaiSediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat

Isi Notula Rapat

Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan rapat.Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat.Sifat rapat.Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir.Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.Susunan acara rapat.Ringkasan jalannya rapat.Hasil rapat.Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat.Catatan khusus. Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir.

Teknik Membuka dan Menutup Rapat

Teknik Membuka Dan Menutup Rapat 

Teknik membuka rapat
Teknik membuka rapat, yaitu sebagai berikut :

1. Kalimat pembuka harus menarik atau
     memikat.
2. Kalimat pembuka berisi kalimat yang 
     membangkitkan motivasi para pendengar
     secara cermat.
3.  Kalimat pembuka berisi uraian secara umum
      tentang materi/topik yang akan dibahas.
4. Berikan penegasan atau penekanan pada
     tujuan dari pembicaran.
5. Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi
     langsung menarik perhatian para pendengar.
6.  Pada awal pembicaraan dapat dipakai
      beberapa teknik, seperti :

·  Penggunaan data.
·  Anekdot.
·  Membuat pertanyaan.
·  Mengungkapkan sesuatu yang unik dan
   istimewa.
·  Pribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab
   suci.

Teknik menutup rapat
Teknik menutup rapat, yaitu sebagai berikut :
1. Menyusun ringkasan atau kesimpulan.
2. Kalimat penutup.

Prosedur Pertemuan/Rapat

Prosedur adalah urutan langkah-langkah yang harus ditempuh dalam melakukan suatu kegiatan secara sistematis sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.

Prosedur rapat berkaitan erat dengan beberapa tahapan kegiatan yang harus dilakukan dalam pelaksanaan pertemuan/rapat, dan sesuai dengan ketentuan umum yang berlaku dalam rapat.

Prosedur pertemuan/rapat yang harus dilakukan antara lain sebagai berikut.

a. Menentukan Masalah dan Tujuan Pertemuan/
    Rapat

Setiap rapat yang akan diselenggarakan harus memiliki maksud atau tujuan dan masalah apa yang akan dibahas dalam pertemuan/rapat tersebut. Misalnya, tujuan pertemuan/rapat itu untuk memecahkan suatu masalah, membuat sebuah keputusan, atau hanya mengumpulkan informasi.

b. Mempersiapkan Perlengkapan/Peralatan
     Pertemuan/Rapat

Perlengkapan pertemuan/rapat harus dipersiapkan sebelum rapat dimulai.

Mempersiapkan perlengkapan pertemuan/rapat itu meliputi penyediaan papan tulis; spidol; flip-chart (media tulis); overhead projector atau slide projector; LCD; tape recorder untuk merekam jalannya rapat (jika perlu); laptop/komputer beserta perangkat lunak dan keras pendukungnya; alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya jepit kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya, gunting, cutter, peruncing pensil, dan lain-lain.

Segala perlengkapan/peralatan tersebut di atas harus dipersiapkan dan tersedia pada waktu rapat dilaksanakan.

c. Menyediakan Tempat Pertemuan/Rapat

Mempersiapkan ruangan atau tempat rapat sangat diperlukan.Hal ini harus dilakukan sebelum rapat diselenggarakan dan sebelum undangan dikirim kepada peserta pertemuan/rapat. Ruangan sebaiknya dipilih yang nyaman dan sesuaikan dengan jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Kalau melibatkan instansi di luar kantor, periksa kembali jumlah orang yang akan hadir pada rapat tersebut karena akan memengaruhi kapasitas ruangan, jumlah meja maupun kursi yang harus disiapkan, sekaligus jumlah snack atau makanan yang hendak disediakan. Atur pula tata letak meja dan kursi sesuai dengan keperluan rapat dan tata ruangan rapat sebaik mungkin.

d. Membuat Daftar Acara Pertemuan/Rapat

Daftar acara harus dibuat dan disusun sebelum pertemuan/rapat dimulai. Daftar acara itu dapat dibuat dengan cara membuat pokok-pokok acara dalam garis besar.

Rancanglah acara rapat tersebut dengan efektif agar tak buang waktu.Daftar acara itu dapat meliputi jadwal pembukaan acara pertemuan/rapat, pembahasan materi pokok rapat, waktu istirahat, penutupan rapat, dan sebagainya.

e. Mempersiapkan Peserta Pertemuan/Rapat

Sebelum pertemuan/rapat dimulai, peserta rapat harus dipersiapkan terlebih dahulu.

Persiapan itu dapat meliputi pembuatan daftar orang-orang yang akan diundang dalam pertemuan/rapat tersebut, mempersiapkan konsep surat undangan dengan baik, memeriksa dan mempertimbangkan kembali daftar orang-orang yang harus diundang dalam pertemuan/rapat berdasarkan kontribusi mereka dalam agenda rapat tersebut.

Menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya seperti menentukan pemimpin rapat, moderator (jika diperlukan), serta notulen rapat.Sehari sebelum pelaksanaan rapat, pastikan kehadiran orang-orang yang diundang dalam kegiatan pertemuan/rapat itu.Jika tidak bisa hadir, minta mereka menunjuk orang-orang yang kompeten terhadap masalah yang hendak dibahas untuk mewakilkannya.

f. Mempersiapkan Bahan Pertemuan/Rapat

Mempersiapkan bahan pertemuan/rapat bagi peserta pertemuan/rapat sangat diperlukan sebelum rapat dimulai. Bahan-bahan itu dapat berupa daftar acara atau agenda pertemuan/rapat yang akan dilaksanakan, hasil rapat yang lalu, kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas, dan sebagainya.

g. Mencatat Hasil Rapat

Hasil-hasil rapat harus dicatat oleh seorang notulen.Seorang notulen atau notulis harus mampu mencatat jalannya acara rapat.Hal yang dicatat itu berupa inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara pertemuan/rapat.Hasil-hasil rapat yang dicatat oleh notulen ini disebut notula rapat.

h. Pendistribusian Hasil Rapat

Notula rapat atau hasil rapat harus diketik rapi, kemudian diperbanyak atau digandakan dan dikirimkan atau didistribusikan kepada peserta rapat, baik yang hadir maupun yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dikirim kepada pihak luar/ekstern.Hasil rapat tersebut juga dapat diberitahukan melalui pesawat telepon atau media komunikasi lainnya kepada anggota atau peserta rapat.

i. Melakukan Kegiatan Tindak Lanjut Hasil Rapat

Hasil-hasil rapat yang telah diputuskan harus ditindaklanjuti agar tujuan rapat yang telah ditetapkan sebelumnya benar-benar tercapai. Apabila rapat yang diselenggarakan tersebut merupakan rapat yang bersifat periodik, maka Anda dapat mengikutsertakan lembaran atau slip yang meminta keterangan dari para anggota mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan datang, terutama untuk menindaklanjuti hasil rapat sebelumnya. Berdasarkan hasil keterangan peserta dalam slip ini, Anda dapat membuat daftar peserta yang akan hadir dalam pertemuan mendatang.(oh/)