PARTS OF A BUSINESS LETTER
LETTERHEAD/HEADING
REFERENCE LINE DATELINE
INSIDE ADDRESS
ATTENTION LINE
SALUTATION
SUBJECT LINE
BODY OF LETTER
COMPLIMENTARY CLOSE
SIGNATURE
ENCLOSURE
CARBON COPY NOTATION
DATELINE
Catatan:
— Tanggal bulan dan tahun harus ditulis lengkap, jangan menggunakan angka. Hal tersebut untuk menghindarkan kekeliruan karena adanya perbedaan antara Britishdan American Style.
— Perhatikan perbedaan tersebut:
— 5-8-2010
— American style : 8th May, 2010
— British style : 5 th August, 2010
Contoh menulis tanggal yang baik dan benar adalah:
British style : 6th December, 2010
American style: December 6th, 2010
REFERENCE LINE
— Reference Line ialah inisial, singkatan nama orang yang mendiktekan atau menandatangani dan mengetik surat. Dalam business correspondence umumnya dicantumkan disudut atas sebelah kiri sejajar dengan dateline atau ada juga yang mencantumkan di dasar surat sebelah kiri.
— Contoh.
— Ref. HH/AP/B9
HH adalah inisial penanda tangan (signature), singkatan dari Harrison Heywood. AP initial pengetik surat (typist), singkatan dari Anne Palmer. B9 adalah nomor filing intern atau reference numberyang menunjukan filing system.
. Reference line yang sering digunakan dalam membalas surat adalah:
– Your ref.: HW/SC/251 – reference surat yang dibalas.
– Our ref.: HH/AP/B5 – reference dari pembalas surat.
INSIDE ADDRESS
— Inside Address adalah nama lengkap dan alamat perusahaan atau orang yang dikirimi surat. Ditulis antara 4 sampai 6 baris di bawah dateline, bisa dalam block form atau indented form (step form).
— Contoh:
Block Form
Mr. John White, Sales Manager PT Utaba Indo,
Minland Electric Co, Ltd. S. Widjoyo Centre, 3rd floor,
25 Twity Place, Macstown Jl. Sudirman 71,
England MA 17 QE Jakarta 12190, Indonesia
— Indented Form
Mr. John White, Sales Manager PT Utaba Indo,
Minland Electric Co, Ltd. S. Widjoyo Centre, 3rd floor,
25 Twity Place, Macstown Jl. Sudirman 71,
England MA 17 QE Jakarta 12190, Indonesia
Catatan:
— Pada inside address harus disebut sebutan-sebutan, antara lain:
— Mr. Singkatan dari Mister ditulis didepan nama seorang pria, atau jika tidak diketahui jenis kelaminnya.
— Mrs. Singkatan dari Mistress, ditulis didepan nama seorang wanita bersuami (Married woman)
— Miss. Ditulis di depan nama seorang wanita yang belum bersuami (unmarried woman) atau jika sangsi bila yang bersangkutan sudah atau belum bersuami.
— Messrs. Singkatan Messieurs didepan nama dua orang atau lebih atau perush.
— Jangan mencantumkan Messrs didepan nama perusahaan yang menggunakan mnama negara, kota pulau, sebagai gantinya gunakan artikel The. Misal: The British Woolen Company, The Indonesian Milk Co, Ltd. The Krakatau Steel Industry.
ATTENTION LINE
— Jika surat ingin cepat mencapai alamat yang dituju dalam suatu perusahaan, gunakan attention line, contohnya:
The Papandayan Weaving Mills Co, Ltd.
875 Jl. Papandayan
Bandung 40377, West Java
Indonesia
For the attention : Mr. Atmadilaga
Purchase Manager
Catatan: Attention line ditulis dua spasi di bawah inside address
SALUTATION
British: American:
Dear Sir, Dear Sirs:
Sir, Gentelemen:
Dear Madam, Dear Mr. Green,
Dear Mesdames, Dear Miss Claire,
Dear Mr. Albert, Dear Mrs. Green,
My Dear Albert, My Dear Albert,
My Lovely Nina, My Honey Nina,
SUBJECT LINE
Dear Sirs,
TOYOTA FORKLIFT
Would you please send us your illustrated catalogue of your Toyota Forklift with prices and terms of payment. If ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Catatan:
Subject line ditulis dua baris dibawah salutation, ada pula yang menuliskannya sejajar atau sebelum salutation. Tujuan subject line untuk memberi kemudahan kepada pembacanya perihal isi serta maksud tujuan surat secara keseluruhan, dan lazimnya memakai garis bawah.
BODY of THE LETTER
— Ditulis dua baris dibawah subject lineatau salutation .
— Body of letter dibagi dalam tiga alinea:
Opening paragraphMessage of the letter (The real subject)Closing paragraph
Complimentary Close
Yours faithfully,
Faithfully yours,
Yours sincerely,
Sincerely yours,
Yours truly,
Very truly yours,
— Enclosure ( lampiran )
Jika melampirkan suatu barang dalam surat yang dikirimkan harus menuliskan enclosure dengan singkatan (Encl. atau Incl.) dibagian bawah sebelah kiri. Contoh: Encl.: catalogue
Encl. : pricelist
Incl. : three copies
Incl. : invoice
Carbon Copies notation (CC-cc)
CC ialah tembusan atau tindasan yang suratnya dikirimkan kepada orang /badan lain untuk diketahui, ditulis dibawahenclosure (lampiran).
Contohnya: CC : Mr. John Lennon
Postcript notation
Postcript biasanya ditulis dibagian bawah surat sebelah kiri , jika penulis teringat akan sesuatu hal yang perlu disampaikan setelah surat itu selesai.
Contoh: PS. Please settle our invoice no. 567
P.S. Please return the duplicate
— Signature
Signature adalah tanda tangan si pengirim/penulis surat. Dalam surat bisnis biasanya disertakan pula nama lalu diikuti gelar penulis.
Contoh: John Westwood, Ph.D.
Maman Surahman, MBA.
KINDS of BUSINESS LETTER
Inquiry letter = surat permintaan informasiOffering/sales letter = surat penawaranReply to inquiry = balasan inquiryOrdering letter = surat pesananReference letter = surat referensiExecution of order = surat pelaksanaan pengiriman barangComplaints letter = surat keluhanAdjusment letter = penyelesaian perihal keluhanCircular letter = surat edaranTelegram/cable = telegramBusiness documen = dokumen perdaganganCollection letter = surat penagihanApplication Letter = surat lamaran pekerjaan
