Penyelenggaraan Rapat
oleh admin.
Dalam penyelenggaraan rapat, pemimpin rapat merupakan pihak yang bertanggung jawab atas kelancaran proses penyelenggaraan rapat mulai dari rapat hingga akhir.
Rapat biasanya langsung dibuka oleh pemimpin rapat, tetapi ada juga pembukaan rapat yang dilakukan oleh pembawa acara, seseorang yang menduduki posisi tertinggi pada suatu perusahaan/organisasi atau seseorang yang disegani.
a. Membuka Rapat
Hal-hal yang harus dikemukakan dalam membuka sebuah rapat adalah sebagai berikut :
a. Acara rapat.
b. Tata tertib rapat (bersifat fleksibel).
c. Motivasi (pentingnya masalah yang akan dibahas).
d. Pengenalan masalah atau persoalan masalah yang akan dibahas.
e. Tujuan diadakannya rapat.
f. Tanggapan-tanggapan atau saran.
b. Berlangsungnya Rapat
Selama rapat berlangsung pemimpin rapat harus dapat mengatur jalannya rapat agar tertib. Masalah yang dihadapi dalam rapat harus dapat diatasi, seperti terjadinya perdebatan yang berkepanjangan, adanya monopoli pembicaraan oleh salah seorang peserta rapat, tidak konsentrasinya peserta rapat dan sebagainya.
Selama rapat berlangsung sekretaris bertanggung jawab untuk membuat catatan pelaksanaan rapat. Bentuk catatannya disesuaikan dengan keinginan pimpinan rapat. Ada dua bentuk catatan rapat, yaitu sebagai berikut :
1) Verbatim, yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanpa ditambahi ataupun dikurangi.
2) Notula, yaitu catatan yang berisi pokok-pokok pembicaraan yang dibahas dalam rapat.
c. Menutup Rapat
Rapat yang telah berlangsung beberapa waktu, pada akhirnya akan ditutup. Apabila dalam rapat belum ditemukan keputusan, maka pemimpin rapat dapat menunjuk tim khusus untuk menyelesaikan masalah tersebut. Akan tetapi, bila dalam rapat tersebut tidak ditemukan hambatan dan telah menghasilkan keputusan maka diakhir rapat, pemimpin rapat dapat membacakan hasil dari pertemuan/rapat tersebut dan memberikan kesempatan bagi peserta rapat untuk mengemukakan hal-hal yang sekiranya belum tercakup dalam hasil keputusan rapat. Setelah tidak ada lagi permasalahan, maka pemimpin rapat dapat menutup rapat.
Demikian semoga bermanfaat ~oh~
