Mengelola Pertemuan/Rapat (2)

Mengelola Pertemuan/Rapat
MENYELENGGARAKANPERTEMUAN/RAPATKD.2Mengelola Pertemuan/Rapat

TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT

1. Persiapan Rapat

Hal pokok yang harus diketahui panitia penyelenggara rapat sebaiknya mempunyai jawaban atas 5W+1H (why, what, who, where, when, dan how.Selain menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat adalah:Persiapan administrasiPersiapan ruanganPersiapan akomodasi dan konsumsiPersiapan kesehatan dan keamananPenyusunan laporan

2. Penyelenggaraan Rapat
Terdiri dari:

Pembukaan rapat

Pembagian tugas

Rapat kelompok

Rapat pleno

Perumusan

Reproduksi

Selingan atau istirahat

3. Pelaporan

Laporan hasil rapat merupakan suatu sarana dalam proses komunikasi. Pada waktu menyusun laporan hasil rapat, terdapat beberapa unsur yang saling berhubungan, yaitu:PelaporPenerima laporanBahan yang dilaporkanSarana komunikasi (bahasa)Alat penggandaCara pendistribusian

6 Persiapan rapat

7 Identifikasi keperluan rapat ialah menentukan atau menetapkan barang keperluan rapat. Secara garis besar, keperluan rapat yang harus dipersiapkan oleh panitia penyelenggara rapat mencakup tiga hal, yaitu bahan, alat, dan akomodasi.

8 Bahan

Bahan ialah materi atau pokok masalah yang akan dibahas dalam rapat. Beberapa bahan yang harus dipersiapkan yaitu:Notula, yang merupakan hasil rapat sebelumnyaMakalah atau kertas kerja yang akan dibahas dalam rapatBeberapa peraturan yang dibutuhkanBahan-bahan acuan berupa buku, majalah/media cetak atau elektronik yang sesuai dengan materi rapat

9 Alat & AkomodasiKita sudah pernah membahas mengenai alat dan akomodasi. Adakah yang masih ingat?

10 PROSEDUR PERTEMUAN

1. Pra persiapan

Panitia penyelenggara mela-kukan prapersiapan, seperti menentukan masalah, tujuan, dan maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirim notula rapat sebelumnya.

2. Persiapan

Panitia penyelenggara melakukan persiapan, seperti menentukan acara rapat dan menyusunnya, menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat keras dan lunak, peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim, menyusun konvakasi atau undangan rapat, menempatakan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya.

3. Pelaksanaan

Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat. Seluruh peserta rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama. Maksudnya, seluruh peserta rapat mempunyai hak untuk berbicara dan mempunyai kewajiban untuk menyumbangkan hasil pemikiran.

4. Penggandaan dan Pendistribusian
Seorang notulis, bila rapat telah selesai, harus mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal yang dicatat ialah inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya rapat.Bila rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat yang ditulis oleh notulis atau sekretris.

Etika Pertemuan dan Gaya Komunikasi

Etika pertemuan adalah norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik ketika melakukan pertemuan seperti rapat. Etika menjadi dasar atau pedoman ketika melakukan pertemuan/rapat.Beberapa etika pertemuan atau rapat yang harus diperhatikan dan diterapkan sebagai berikut:

Pihak panitia penyelenggara rapat:

Menata ruangan dengan baik.

Menyelenggarakan pertemuan sesuai prosedur yang berlaku, setiap acara tepat waktu.

Menempatkan tempat duduk untuk orang sesuai dengan kedudukan atau jabatan yang bersangkutan.

Mengundang peserta rapat beberapa hari sebelum pelaksanaan rapat (3 – 7 hari sebelumnya).

Menghargai seluruh peserta rapat.

Membagikan makalah dengan sopan dan tertib.

Menggunakan bahasa yang baik, santun, dan dapat dipahami.

Pihak peserta rapat: Hadir tepat waktu.
Mengikuti aturan dan tata tertib rapat.

Mematikan ponsel.

Tidak merokok ketika rapat berlangsung apalagi ruangan rapat ber-AC.

Bersikap menghargai orang yang sedang berbicara.

Tidak bersikap emosional/marah.Tidak bersikap egois (mementingkan diri sendiri).

Bersikap sopan, santun, dan bijaksana.

Menggunakan bahasa yang santun.

19 Gaya KomunikasiGaya komunikasi seseorang sangat menentukan keberhasilan suatu komunikasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya komunikasi antara lain:

Persyaratan komunikasi yang efektif; persepsi, ketepatan, kredibilitas, pengendalian, kecocokan/keserasian.Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat, dan santun, serta dapat dipahami dengan mudah oleh orang lain.Bahasa isyarat, ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah.Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi

20 Gaya Bahasa:Gaya bahasa hiperbola; menyatakan sesuatu secara berlebihan.Gaya bahasa klimaks; penegasan mulai dari rendah lalu meninggi.Gaya bahasa antiklimaks; penegasan mulai dari yang tinggi menuju ke yang rendah.Gaya bahasa simbolik; menggunakan nama dan sifat binatang sebagai perlambang.

21 Teknik membuka dan menutup rapat

22 Teknik Membuka Rapat Kalimat pembuka harus menarik/memikat.
Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi.Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas.Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan dan hal-hal yang dianggap penting perlu diulang- ulang.Gunakan kalimat yang singkat, jelas.Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik, seperti penggunaan data, anekdot, membuat pertanyaan, mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa, serta menggunakan peribahasa, kata bijak, atau kutipan dari kitab suci.

23 Teknik Menutup Rapat Menyusun ringkasan atau kesimpulan
Kalimat penutupBerguna untuk menggugah kembali minat dan perhatian para pendengar terhadap isi pembicaraan yang telah dibahas.

24 Beberapa cara membuat kalimat penutup pembicaraan, yaitu:
Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang singkat.Berisi anjuran agar pendengar melakukan suatu tindakan.Berisi pujian/sanjungan kepada pendengar.Usahakan agar pendengar merasa senang, tersenyum, bahkan tertawa.Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair, kutipan dari kitab suci yang sesuai, kata bijak dari orang terkenal, atau sesuatu yang dapat membangkitkan semangat serta harapan para pendengar.

25 Agar terampil berbicara, perlu mem-perhatikan hal-hal berikut ini:
Memilih pokok persoalan yang sesuai dengan kebutuhan.Menguasai materi/pokok permasalahan.Berbicara dengan jelas, singkat, tepat, dan santun.Berbicara diiringi dengan intonasi dan volume suara yang tepat.Berbicara diiringi dengan bantuan bahasa isyarat.Menyesuaikan dengan situasi lawan bicara.Menghargai dan menghormati lawan bicara.Menanggapi dengan baik perkataan lawan bicara, dll.

26 Teknik memimpin rapat

27 Sikap dan Sifat Pemimpin Rapat
Memiliki pengetahuan yang luas.Dapat mengendalikan rapat; Pengendalian secara bebas terbatas, pengendalian secara ketat, pengendalian rapat gabungan bebas terbatas dan ketat.Mempunyai sifat yang adil, tidak memihak, jujur, berwibawa, dan tegas.Berusaha agar seluruh peserta rapat memiliki kesempatan untuk memberikan gagasan.Memimpin rapat menurut prosedur perusahaan dan tata cara pertemuan.Bapak SBY memimpin rapatKabinet Indonesia Bersatu II

28 Fungsi Pemimpin Rapat Sebagai pengarah Sebagai fasilitator
Sebagai layar pemantulSebagai penengah atau katalisatorSebagai motivatorSebagai pengumpuldan penentu keputusan

29 Beberapa Hal yang Harus Diperhatikan oleh Pemimpin Rapat
Mendengarkan dengan saksama dan penuh perhatian terhadap pertanyaan yang diajukan pendengar.Menunggu pendengar menyelesaikan pertanyaannya.Menjawab pertanyaan dengan jujur, objektif, singkat, jelas, tapi mencapai sasaran.Menjawab pertanyaan disertai dengan bukti dan contoh agar jawaban dapat dipertanggungjawabkan.Tidak emosional bila terdapat pertanyaan yang bersifat menguji kepandaian .Ketika menjawab pertanyaan, hendaknya pandangan mata ditujukan kepada pendengar/penanya.

30 Teknik Mengajukan Pendapat dan Bertanya dalam Rapat

31 Hal-hal yang harus diperhatikan ketika menyampaikan pendapat agar berlangsung secara efektif:
Memakai kata-kata yang lugas, sederhana.Memakai kata-kata yang singkat, jelas, dan tepat sesuai kaidah bahasa.Menghindarkan pemakaian kata-kata yang bermakna konotatif.Menghindarkan pemakaian istilah atau kata asing yang tidak dipahami oleh pembicara dan tidak sesuai dengan umur, tingkat sosial, dan pendidikan para pendengar.Penyampaian pendapat tidak menyimpang dari tema.Jangan merasa pendapat sendirilah yang paling benar dan harus menghargai pendapat orang lain.

32 Adapun teknik bertanya dalam rapat antara lain seperti berikut:

Pertanyaan langsung (direct question)Pertanyaan umum (overhead question)Pertanyaan terbuka (open question)Pertanyaan mengembalikan (reverse question)Pertanyaan dipindahkan (relay question)Pertanyaan faktual (fact question)Pertanyaan retorisPertanyaan penghargaan (pick up question)Leading question

 selesai

TERIMA KASIH

MEMPERSIAPKAN RAPAT (2)

Mempersiapakn rapat merupakan Hal yang menjadi tanggung jawab sekretaris. Dalam tahap persiapan rapat, penyelenggaraannya adalah sebagai berikut :

A. Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. 

Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat.

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. 

Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.

B. Menentukan peserta rapat

Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. 

Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

C. Membuat undangan rapat

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. 

Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :

1. Menggunakan kop surat atau kepala surat.

2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.

3. Mencantumkan perihal undangan rapat.

4. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.

5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.

6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. 

Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. 

Sekretaris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.

D. Membuat daftar hadir rapat

Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). 

Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

E. Mempersiapkan bahan rapat

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :

a. Agenda rapat.

b. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).

c. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).

Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. 

Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.

F. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut :

1.While board lengkap dengan spidol dan penghapus.

2.Flip chart lengkap dengan spidolnya.

3. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.

4. Sound system lengkap dengan mikroponnya.

5. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.

6. Block note denagn bolpointnya.

7. Name tag untuk peserta.

8. Laptop atau computer.

Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.

G. Mempersiapkan ruang rapat

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. 

Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. 

Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. 

Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut : 

1.Cahaya penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.

2.Ventilasi udara

Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

3.Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. 

Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :

a.Gaya klasikal/kelas

Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas :

b. Gaya konferensi

Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. 

Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi:

c.Gaya huruf U

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. 

Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:

d.Gaya workshop

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .

H. Akomodasi/penginapan

Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu tempat. 

Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.

I. Transportasi

Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.

J. Konsumsi

Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. 

Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat.

Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :

1. Disajikan sebelum peserta rapat dududk.

2. Disajikan selama rapat berlangsung.

3. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.

4. Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.

K. Kesehatan

Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.

L. Pengecekan persiapan terakhir

Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. 

Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :

1. Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?

2. Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?

3. Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik?

4.Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?

5. Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?

6. Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?

KD : MEMAHAMI REGULASI BIDANG KEPROTOKOLAN

KD : MEMAHAMI REGULASI BIDANG KEPROTOKOLAN

ATURAN PROTOKOL

Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat. 

1. Peraturan tentang Keprotokolan

     a. UU no.8 tahun 1987 tentang protokol (sudah tidak berlaku)

     b. UU no.9 tahun 2010 tentang keprotokolan

     c. PP no.62 tahun 1990 tentang ketentuan keprotokolan mengenai tata tempat, tata upacara     dan tata penghormatan

     d. Perkalan no. 40 Tahun 2015 tentang keprotokolan

2. Peraturan terkait Keprotokolan

     a. UU no.43 tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian

     b. UU no.22 tahun 2003 tentang pemerintah daerah

     c. UU no.32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah

     d. UU no.24 tahun 2009 tentang bendera, bahasa, dan lambang negara, serta lagu kebangsaan.

     e. PP no.40 tahun 1958 tentang bendera kebangsaan RI

     f. PP no. 43 tahun 1958 tentang penggunaan lambang negara RI

     g. PP no.44 tahun 1958 tentang lagu kebnagsaan Indonesia Raya

     h. PP no.21 tahun 1975 tentang sumpah atau janji PNS

     i. PP no 24 tahun 2004 tentang kedudukan protokoler dan keuangan pimpinan dan anggota DPRD.

     j. PP no. 6 tahun 2005 tentang pemilihan, pengesahan, pengangkatan dan pemberhentian kepala daerah dan wakil kepala daerah

     k. Perpres no.11 thun 1959 tentang pelantikan jabatan negeri

     l. Kepres no.18 tahun 1972 tentang penggunaan pakaian ketentuan dari institusi atau lembaga resmi.

CARILAH UNDANG – UNDANG YANG BERKAITAN DENGAN KEPROTOKOLAN MELALUI INTERNET ATAU MEDIA BUKU TERKAIT MATERI KEPROTOKOLAN

 

ATURAN DASAR PROTOKOL

Aturan Dasar Protokol I

- Pengaturan tempat duduk

1. Yang menempati posisi paling depan adalah yang paling tinggi kedudukannya.

2. Jika meghadap meja, yang menghadap pintu keluar yang dianggap utama dan tempat terakhir adalah yang dekat dengan pintu keluar.

3. Kanan adalah utama

4. Bila ada dua orang yang berjajar, posisi sebelah kanan adalah utama (2-1), empat orang, urutannya menjadi 4-2-1-3, enam orang urutannya menjadi 6-4-2-1-5-3 dan seterusnya.

- Urutan saat naik turun kendaraan

1. Pesawat, orang yang paling utama adalah orang yang paling akhir menaiki pesawat dan menjadi orang yang turun paling awal.

2. Kapal laut, mobil atau kereta, orang yang paling utama naik dan turun terlebih dahulu. Orang yang paling utama duduk di sebelah kanan, yang kedua yang terpenting di paling kiri dan orang ketiga duduk disebelah tengah.

- Urutan saat datang dan pulang

Orang yang paling utama akan tiba paling akhir dan meninggalkan tempat paling awal

- Posisi mobil saat menjemput dan mengantarkan tamu kehormatan

Berhentilah pada saat posisi pintu kanan mobil berada di arah pintu keluar gedung. Dengan demikian, sang tamu dapat langsung berjalan menuju gedung begit turun dari mobil dan sebaliknya.

Aturan Dasar Protokol II

- Menghadiri perayaan hari kemerdekaan

1. Berusahalah untuk hadir, merupakan suatu kehormatan bagi seseorang bila menerima undangan ini. Konfirmasikan kedatangan anda pada petugas, lakukan juga hal ini bila anda tidak datang

2. Patuhi peraturan yang tertera pada undangan

3. Hadirlah 15 menit sebelum acara dimulai idak usah mondar

4. Duduklah sesuai nomor atau deretan yang sudah ditentukan

5. Kalau anda sudah duduk tidak usah mondar mandir untuk menyapa relasi

6. Tahan diri untuk tidak menguap, ngantuk atau melirik kesana kemari.

7. Jangang ngobrol saat acara berlangsung

8. Pastikan bahwa anda cukup sehat dan kuat untuk menghadiri acara tersebut.

Aturan Dasar Protokol III

- Diterima Pejabat Tinggi

Diterima pejabat tinggi atau audiensi mungkin belum pernah sekalipun terlintas dibenak anda. Lakukan langkah sebagai berikut :

1. Hubungi orang yang berhubungan dan menangani masalah audiensi ini

2. Cek lagi waktu dan tempat anda akan diterima

3. Persiapkan jumlah rombongan yang akan pergi bersama anda sesuai arahan protokol

4. Datalah nama masing-masing anggota rombongan, lengkap alamat dan jabatan atau kedudukan mereka dalam organisasi

5. Susunlah pokok-pokok materi yang akan dibicarakan secara tertulis di atas kertas berkop organisasi. Masukan dalam map yang bersih dan beri amplop. Tunjukan pada pejabat yang bersangkutan.

- Saat Audiensi

1. Datanglah setengah jam lebih awal

2. Isilah buku tamu yang disediakan

3. Bila harus memakai tanda tamu yang ditukar dengan kartu identitas, patuhilah peraturan tersebut

4. Jangan ribut dan menarik perhatian orang lain saat menunggu

5. Dilarang keras merokok.

6. Masuklah ke ruangan dengan dipimpin ketua rombongan.

7. Ketua berdiri di dekat pejabat untuk memperkenalkan anggota.

8. Saat diajak berbicara, ketua rombongan akan berbicara terlebih dahulu

9. Ketua harus membahas inti pembicaraan dan menutupnya dengan baik dan jangan lupa memberi kesempatan pada anggota

- Berfoto Bersama Pejabat

Sebelum audiensi dimulai, mintalah pada petugas protokol yang mengatur pertemuan. Bila waktu berfoto tiba, mintalah kesediaan pejabat untuk berfoto bersama. Jangan sampai terkesan memaksa atu menodong.

- Usai Audiensi

1. Bila ada jumpa pers, sediakan materi untuk dibagi bagikan kepada wartawan

2. Segeralah membuat ucapan terima kasih kepada jabatan yang telah menerima

3. Serahkan surat tersebut dua hari setelah acara audiensi selesai kepada petugas protokol.

4. Jangan lupa mengucapkan terima kasih kepada semua pihka yang membantu terlaksananya audiensi

Latihan pengetahuan 

1. sebutkan macam-macam regulasi bidang keprotokolan yang berlaku 

2. sebutkan tujuan adanya regulasi keprotokolan

3. sebutkan perbedaan acara kenegaraan dengan acara resmi

4. sebutkan perbedaan pejabat negara dengan pejabat pemerintah

5. Jelaskan singkatan dari Perkala serta sebutkan fungsi adanya Perkalan no 40 tahun 2015